Zarządzanie dokumentacją w biurze – jak usprawnić ten proces?

Każda, nawet najmniejsza firma, powinna zadbać o usystematyzowanie obiegu dokumentów, czyli zarówno korespondencji, jak i raportów czy zestawień. Jakie działania warto podjąć, aby zarządzanie dokumentacją było sprawne i bardziej efektywne? Oto wskazówki.

Tradycyjna forma obiegu dokumentów – czy da się ją usprawnić?

W dużych firmach tradycyjna, czyli papierowa forma obiegu dokumentów może się w ogólnie nie sprawdzić i wręcz spowodować chaos. W takich wypadkach lepiej jest wykorzystywać taki sprzęt jak drukarka laserowa wyłącznie do drukowania pism niezbędnych w fizycznym wydaniu. W mniejszych przedsiębiorstwach również może być to nieefektywne, jednak nadal są takie, które wolą tę formę obiegu

Chcąc usprawnić papierowe przechowywanie dokumentów, warto upewnić się, że są one zbierane w jednym miejscu. Każdy pracownik powinien mieć nadane określone prawa dostępu. Do tego też niezbędne będzie ujednolicenie formatów dokumentów, by przyspieszyć ich przetwarzanie. Warto też postawić na szkolenia pracowników, by byli lepiej zorganizowani i świadomi obowiązujących procesów.

Elektroniczny obieg dokumentów – czy warto?

Nawet jeśli od strony prawnej niektóre dokumenty muszą posiadać formę tradycyjną, do których drukowania przyda się drukarka atramentowa, to warto zainwestować we wdrożenie elektronicznego obiegu wszystkich pism. Wówczas można łatwo tworzyć ich wirtualne kopie i szybko je znaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Zabezpiecza się wtedy ważną dokumentację przed przypadkowym zgubieniem czy zniszczeniem.

Przejście na cyfrowy obieg dokumentów zapewni efektywniejszą i przyjemniejszą pracę. Nie traci się wówczas czasu na odnajdywanie pism oraz przekazywanie ich właściwym osobom czy działom. Istnieje kilka sposobów na wdrożenie i usprawnienie obiegu dokumentów firmowych – jednym z nich są dyski zewnętrzne i serwery, które wymagają przygotowania odpowiednich procedur. Zdecydowanie łatwiej jest postawić na gotowe programy lub dedykowane systemy.

Usprawnienie obiegu dokumentów firmy

DMS, z angielskiego Document Management System, to system zarządzania dokumentami, który znacznie usprawnia proces obiegu dokumentacji, przyspieszając proces obsługi i ograniczając liczbę błędów. Podnosi też jakość realizowanych procesów. Wdrażając taki system, warto pamiętać o kilku kwestiach:

Bezpieczeństwo danych – do faktur czy umów, gdzie znajdują się dane wrażliwe, powinny mieć dostęp wyłącznie osoby uprawnione.
Kategoryzacja lub etykietowanie dokumentów – powinny być podzielone tak, by ich wyszukanie było proste.
Dostosowanie procedur – powinny pasować do tych już istniejących.

Możesz skorzystać z gotowych rozwiązań, jednak nie zawsze będzie do wystarczające. W wielu przypadkach lepszym pomysłem będzie wdrożenie dedykowanego systemu, który będzie dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa, a tym samym przyspieszy procesy.

Jeśli przechodzisz z papierowego obiegu na cyfrowy, zaopatrz się w skaner. Pomoże Ci szybko przenieść najważniejszą dokumentację do systemu. Zadbaj też o odpowiednie procedury, które usprawnią cały proces digitalizacji. Powodzenia!

Artykuł sponsorowany