Menu
Mam zysk, a gdzie kasa?

Mam zysk, a gdzie kasa?

Historia z życia biznesu

Zgromadzenie wspólników. Omawiamy wyniki finansowe dostarczone przez księgowego oraz inne najważniejsze aspekty funkcjonowania spółki. Sprzedaż rośnie, zysk satysfakcjonujący, rozwijamy się. Myślimy o kolejnych inwestycjach, by nie zatrzymać się w rozwoju. Parę tygodni później otrzymujemy e-mail od księgowego, z informacją, że nie wystarczy pieniędzy na zapłatę za dostarczone maszyny, ale z radością nas informuje, że prawdopodobnie wystarczy na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników. Przecieramy oczy ze zdumienia. Przecież wysokość wypracowanego zysku powinna pokryć i bieżące wydatki i zaplanowane inwestycje?

Co poszło nie tak? Czy przeoczyliśmy coś ważnego? Czy nasze księgi prowadzone są rzetelnie? Czy posiadamy odpowiednie informacje finansowe, które pozwalają podejmować racjonalne decyzje biznesowe?

Przydarzyła Ci się taka lub podobna sytuacja?

Zacznijmy od tego, że taka sytuacja może być wynikiem zarówno zamierzonych jak i niezamierzonych działań i zdarzeń, które mogą wpłynąć na pomiar wyników spółki i informacje w sprawozdaniu finansowym. Obszar działań zamierzonych zostawmy na odrębne dyskusje, bo to po prostu oszustwo, którego analiza oparta będzie na technikach tzw. audytu śledczego.

W praktyce częściej spotykamy się z działaniami niezamierzonymi, których powodem najczęściej bywa niewystarczająca staranność prowadzenia ksiąg rachunkowych (czasami wynikająca z presji czasu) lub niewystarczające kompetencje, co jednak niezależnie od przyczyn wpływa na jakość i efektywność zarządzania całym biznesem.

Co więc się mogło stać?

W słowach Theodore Roosevelta „błędów nie popełnia tylko ten, kto nic nie robi” jest  sporo racji.

Działania niezamierzone zazwyczaj wynikają z błędu ludzkiego, popełnianego przez księgowych, pracowników innych działów, np. magazynierów, sprzedawców, ale także samych zarządzających spółką. Przyczyny błędów mogą być różne. Mogą wynikać przykładowo z braku wystarczających kompetencji lub nie nadążania za dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawnymi i podatkowymi, czy częstych absencji lub rotacji pracowników w dziale księgowości lub/i innych działach. Bywa, że przyczyną mogą być źle wdrożone systemy informatyczne, a także niewłaściwe funkcjonowanie procesów wewnętrznych w spółce, na przykład procesów obiegu dokumentów kosztowych, procesów magazynowych, zakupowych. Jak widać, wachlarz powodów, które mogą być przyczyną braku rzetelności ksiąg jest duży, a powyższy katalog zdecydowanie nie jest katalogiem zamkniętym.

Niezależnie od przyczyny utraty zaufania co do rzetelnego prowadzenia ksiąg, stan taki zawsze powinien niepokoić wspólników spółki, a także osoby nią zarządzające.

Ciuciubabka

Każdy z nas pamięta z dzieciństwa zabawę w ciuciubabkę, podczas której zawiązują nam chustką oczy, kręcą nas, a potem zabawa na całego – musimy wiedzieć w którym kierunku pójść, aby dojść do celu.

Zarządzanie spółką przy braku rzetelnych danych finansowych, które w dużej mierze są podstawą informacji zarządczych i raportów kontrolingowych w spółce, to jak zabawa w ciuciubabkę. Coś przez chustkę prześwituje, nie jesteśmy pewni co, coś tam słychać, wybieramy kierunek, prawdopodobnie podążamy w dobrą stronę….

Taki scenariusz  to chyba  koszmar dla  każdego wspólnika, właściciela lub osoby zarządzającej. Bo nikt z nich nie chciałby się obudzić w rzeczywistości, w której na przykład ma na „papierku”  piękny zysk, ale w rzeczywistości nie wystarcza pieniędzy na prowadzenie biznesu i jego rozwój. Gdzie się podziały pieniądze? Ukradł ktoś? W praktyce najczęściej nikt ich nie ukradł, tylko zostały one zamienione na inne nieefektywne aktywa, jak na przykład trudno zbywalne towary, nieściągnięte należności, czy niedokończone zlecenia zalegające w kącie hali produkcyjnej, a których to wartość jest rynkowo niższa, niż wykazano w bilansie.

Jakie mogą być konsekwencje braku rzetelności ksiąg dla wspólników i spółki?

Konsekwencje nierzetelności ksiąg i sprawozdań finansowych należy rozpatrywać zarówno w aspekcie sankcji, w tym karnych, określonych w ustawie o rachunkowości, jak też w aspekcie wpływu na działalność spółki, w tym związanego z oceną racjonalności podejmowanych decyzji biznesowych oraz towarzyszących temu skutków dla reputacji spółki, członków zarządu, rady nadzorczej i wspólników.

Odpowiedzialność prawna

Z hasłem odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie ksiąg, większości osób będzie kojarzyć się zarząd. I w dużej mierze jest to prawda, w zależności od wybranej formy prawnej spółki mogą to też być np. wspólnicy lub komplementariusze. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, kierownikowi jednostki za nieprowadzenie ksiąg lub prowadzenie ich niezgodnie z przepisami, za nierzetelność danych, za nie sporządzenie sprawozdań, grozi nie tylko grzywna, ale także kara pozbawienia wolności do lat dwóch.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje wysokości grzywny. Sąd, na podstawie kodeksu karnoskarbowego ustanawia wysokość grzywny w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych. W 2020 roku grzywna wahała się pomiędzy 867 zł a prawie 25 mln zł.

 

Skutki biznesowe i reputacyjne: zaufanie wchodzi po schodach, a zjeżdża windą…

Ile jest warta utrata reputacji?

Na podstawie nierzetelnych informacji  spółki o jej kondycji finansowej, zarówno odbiorcy, jak i dostawcy podjęli konkretne decyzje. Na przykład bank przyznając kredyt, dostawcy wykonując umówione dostawy, akcjonariusze zakupując akcje naszej spółki. Następstwem może być przykładowo ryzyko utraty obecnych źródeł finansowania spółki, problemy z płynnością, dalej utrata lojalnych do tej pory strategicznych dostawców, a potem także odbiorców. Ponadto stracimy coś jeszcze – wiarygodność, którą w dłuższym horyzoncie czasowym będzie bardzo trudno odbudować.

Co powinno wzbudzić niepokój i zwiększyć czujność?

Katalog zdarzeń, które mogą niepokoić w powiązaniu z rzetelnością ksiąg rachunkowych nie jest zamknięty. Niewątpliwie do przesłanek należą:

  • Coraz większa ilość stwierdzonych błędów w ewidencji zdarzeń popełnionych przez dział księgowości,
  • Częste błędy w kalkulacjach podatkowych, kontrole skarbowe, które kończyły się decyzją na niekorzyść firmy,
  • Brak zrozumienia, co jest ujęte w danych finansowych, zarządczych, sprawozdaniach, przy jednoczesnej trudności uzyskania informacji od działu księgowości,
  • Brak kompatybilności organizacji procesów biznesowych, produkcji ze sposobem ich pomiaru w procesach sprawozdawczości,
  • Brak uzgodnienia rozrachunków, w szczególności na istotne kwoty,
  • Niezrozumiałe zmiany wyników finansowych w porównaniu do lat ubiegłych,
  • Niezrozumiałe zmiany w poszczególnych pozycjach aktywów i pasywów,
  • Niezrozumiałe transakcje i wydatki,
  • Niewłaściwy pomiar wartości majątku, brak odpisów aktualizujących ich wartości,
  • Niekompletne księgowania, w szczególności brak rezerw na podjęte zobowiązania.

Obecnie coraz częściej polityką firm staje się okresowe przeprowadzanie oceny prawidłowości /audytu ksiąg oraz kadr i płac, związane z utrzymaniem bezpieczeństwa funkcjonowania spółki i wspólników, członków zarządu, którym powinno zależeć na rzetelnych danych rachunkowych, które są podstawą do budowania decyzji biznesowych.

Case study

W ostatnim czasie spółka PKF BPO, którą zarządzam, realizowała usługę audytu / oceny rzetelności ksiąg i procesów sprawozdawczych dla klienta, który nie miał zaufania do ich rzetelności z powodu powtarzających się nieprawidłowości. Wspólnicy spółki, na podstawie przedstawionych danych finansowych, podjęli  decyzję o zaciągnięciu kredytu oraz skorzystaniu z dofinansowania na kolejne inwestycje.

Przeprowadzony audyt wykazał, że EBIT (zysk operacyjny, czyli zysk przed odliczeniem podatków i odsetek) jest w rzeczywistości niższy o 30% niż ten przedstawiony przez dział księgowości, w którym nie uwzględniono istotnego wpływu na wynik finansowy rozliczenia istniejących odchyleń cen ewidencyjnych. W zaistniałej sytuacji wspólnicy musieli się zmierzyć z zagrożeniem związanym z płynnością spółki. Stracili wiarygodność w stosunku do banku udzielającego im kredytu. Przeszli wiele trudnych rozmów z instytucją, od której dostali dofinansowania. Byt spółki był czasowo zagrożony, a skutki decyzji, które były wynikiem błędnych danych, jeszcze przez długi czas były bardzo odczuwalne dla firmy i wspólników.

Co zrobić, aby odzyskać zaufanie?

Najlepiej zacząć od określenia przyczyny utraty zaufania. Im więcej przykładów znajdziemy, opiszemy, tym lepiej zdiagnozowane zostaną kluczowe obszary, które muszą zostać poddane wnikliwemu audytowi.

Warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych ekspertów. W zależności od zagadnienia, w taki audyt mogą być zaangażowani specjaliści z różnych dziedzin – zarówno od finansów i rachunkowości, specjaliści z zakresu kadr i płac, doradcy podatkowi, prawnicy, biegli rewidenci, a także specjaliści z zakresu IT. Połączenie wiedzy i doświadczenia zespołu ekspertów z różnych dziedzin umożliwia zidentyfikowanie nieprawidłowości, a następnie zabezpieczenie ciążących na spółce ryzykach. Wartością dodaną będzie przy tej okazji przeszkolenie pracowników działu księgowości w aspektach, które spowodowały nieprawidłowości, czy też wypracowanie i wdrożenie innych zmian w organizacji (np. w procesach wewnętrznych, w regulacjach lub systemach), które zapobiegną powstawaniu określonych nieprawidłowości w przyszłości. 

Dom budowany na skale

Nie ma wątpliwości, że każdy kto ma firmę, oczekuje z jej prowadzenia zysku i pieniędzy.

Im dłużej będziemy mieli zamknięte oczy i nie będziemy dostrzegać nieprawidłowości, tym większe powstaną ryzyka związane z funkcjonowaniem i przyszłością naszej spółki.

Bardzo dużo racji jest w powiedzeniu „pańskie oko konia tuczy”, którego definicja w słowniku WSPJ brzmi: „jeśli osoba zarządzająca sama dogląda i pilnuje interesów, to taka firma lepiej funkcjonuje i przynosi zyski”.

Stały monitoring funkcjonowania spółki, w tym monitoring rzetelności ksiąg pozwoli nam na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, które przełożą się na budowanie solidnej i długotrwałej strategii i przewagi konkurencyjnej opartej na silnych, solidnych podstawach.

Gdy zabraknie nam właściwych informacji zarządczych, zbudowana strategia może okazać się domem budowanym na piasku, a nie na twardym i rzetelnym fundamencie.

Jeśli potrzebujesz w tym pomocy, skorzystaj z naszych usług: www.pkfpolska.pl/nadzor-nad-ksiegami-4668

Grażyna Sadowska – Malczewska

Grażyna Sadowska – Malczewska

Partner Zarządzający PKF BPO Consult

 

Udostępnij

Możliwość komentowania jest wyłączona.