Menu
Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze? Perspektywa

Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze? Perspektywa

Defence file można opisać różnie. W uproszczeniu, są to dokumenty lub dane utrwalone w innej formie, które w założeniu mają pomóc podatnikowi w obronie jego stanowiska w toku potencjalnych przyszłych czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, postępowania podatkowego, a nawet postępowania sądowo-administracyjnego.

Sposób przygotowania czy też forma przechowywania materiałów traktowanych jako defence file zależą od wielu zmiennych. Dobór odpowiedniego standardu wynika zazwyczaj ze specyfiki podatnika i sprawy, której te materiały dotyczą. Dowolność jest tu duża, aczkolwiek można przedstawić kilka uniwersalnych uwag, które sprawdzą się w każdej albo w niemal każdej sytuacji. Co warte podkreślenia, uwagi te są formułowane z perspektywy pełnomocnika procesowego, a więc osoby, która w praktyce mierzy się z przypadkami, gdy podatnik nie posiada defence file albo posiada defence file, ale obarczony jakąś wadą.

„Uważam, że już samo podjęcie próby przygotowania jakiegokolwiek, nawet niedoskonałego defence file, stanowi pewnego rodzaju krok naprzód w perspektywie tego, czy podatnik będzie w stanie obronić swoje racje przed organem skarbowym. Trzeba sobie bowiem zdać sprawę, że podatnicy, którzy proszą nas o wsparcie w kontroli lub postępowaniu, co do zasady – nad czym ubolewam – nie posiadają tzw. dokumentacji obronnej. To zmniejsza ich szanse na wygraną. Zwłaszcza tę szybką. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja firmy, która przygotowała się do potencjalnego sporu. Solidnie i profesjonalnie opracowany defence file może tak naprawdę zakończyć kontrolę zanim ta na dobre się rozpocznie. Bywa tak dlatego, że po przedstawieniu fachowej dokumentacji obronnej organ orientuje się, że dalsze prowadzenie kontroli czy postępowania u tego konkretnego podatnika nie jest celowe” – komentuje doradca podatkowy Marcin Bodziony, ekspert w zakresie postępowań podatkowych w PKF Tax&Legal Chamera Orczykowski Sp. k.

Czas – największy wróg

Warto odnotować, że weryfikacja skutków podatkowych zdarzeń, które mają miejsce dzisiaj, następuje co do zasady po przynajmniej kilkunastu miesiącach. Zdarza się, że i po paru latach. Co więcej, zazwyczaj na początku, zwłaszcza czynności sprawdzających czy kontroli, podatnik nie wychodzi z inicjatywą dowodową, bowiem (zasadniczo słusznie) oczekuje z własną aktywnością na działania organu. To powoduje, że potrzeba przedstawienia własnego stanowiska i dowodów na jego obronę pojawia się po czterech, pięciu, czy nawet sześciu latach od zaistnienia kontrolowanego zdarzenia gospodarczego. Nawiasem, na temat tego, dlaczego powszechnie przyjmuje się, że „przedawnienie podatku to pięć lat”, czasami okazuje się, że i po dziesięciu latach podatek nie jest przedawniony, można przeczytać m.in. tutaj:https://www.pkfpolska.pl/instrumentalne-wszczynanie-postepowan-karnoskarbowych-a-bieg-terminu-przedawnienia-zobowiazania-podatkowego-cz-1-5242

Upływ czasu stwarza zaś podatnikom bardzo duże, czasem niemożliwe do przezwyciężenia trudności dowodowe. Wspomniane pięć lat to okres, po którym trudno odtworzyć przebieg niektórych zdarzeń. „W praktyce podatnicy nie miewają raczej problemu z generalnym opisaniem danego zdarzenia. Problem jednak w tym, że ogólne wyjaśnienia rzadko kiedy wystarczają organowi. Co do zasady konieczne są informacje szczegółowe, poparte jednoznacznymi dowodami” – dodaje Marcin Bodziony. Najczęstsze praktyczne problemy to:

  • pierwotny brak dowodu (podatnik nie zakładał, że konieczne jest utrwalenie czynności i nie została ona utrwalona);
  • wtórny brak dowodu (zniszczony dokument, utracony nośnik danych, kradzież, działanie żywiołu, zagubienie, śmierć lub poważne zachorowanie świadka);
  • brak dostępu do miejsca, w którym znajdują się dowody (zaszyfrowany nośnik danych, niedostępna skrzynka e-mail, zła wola innych osób, niedostępne pomieszczenie);
  • „wadliwość” niektórych środków dowodowych (ulotna pamięć świadków).

Podane wyżej przykłady często się przenikają i występują grupowo.

Z upływem czasu wiąże się nie tylko ryzyko działania czynników wewnętrznych, ale też problem zmiany istniejącego stanu rzeczy. Za przykład wystarczy podać zmiany kadrowe w przedsiębiorstwie, zwłaszcza te na wyższych szczeblach. Bywa, że szczegółowa wiedza o niektórych projektach odchodzi wraz z odejściem z firmy lidera takiego projektu. Widać to zwłaszcza wówczas, gdy dawne przyjaźnie biznesowe są w danym momencie biznesowymi konfliktami. W takiej sytuacji zdecydowanie trudniej bronić się przed organem podatkowym i poszukiwać dowodów na poparcie swojego stanowiska.

Oczywiście, godzi się w tym miejscu odnotować, że procedura podatkowa przewiduje instrumenty, które pozwalają uzyskać np. dokument lub informację od osoby, która nie jest chętna, aby ich udzielić. Warto jednak zauważyć, że przesadne pokładanie nadziei w tych narzędziach może być złudne choćby z tego względu, że:

  • Oporny posiadacz dokumentu, a zwłaszcza oporny posiadacz wiedzy, również dysponuje środkami, które pozwalają mu nie zaspokoić oczekiwań organu lub zaspokoić je tylko pozornie,
  • Organ nie jest obowiązany do poszukiwania dowodów w nieskończoność,
  • Zwłaszcza w dynamicznie prowadzonych postępowaniach, którym może np. towarzyszyć zabezpieczenie wykonania przyszłej decyzji podatkowej, niebagatelne znaczenie ma szybki i swobodny dostęp do dowodów na swoją obronę.
Podstawą jest dyscyplina

Zdarzają się takie dokumentacje obronne, które stworzone raz, zasadniczo nie wymagają już później uwagi. Doskonale byłoby jednak, aby co jakiś czas weryfikować trendy orzecznicze i interpretacyjne po to, by upewnić się, czy posiadana dokumentacja jest wystarczająca. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy decyzja biznesowa była podejmowana w warunkach braku praktyki orzeczniczej lub interpretacyjnej (np. po nowelizacji przepisu) albo w sytuacji, gdy rzeczona praktyka była niejednolita lub stosunkowo młoda.

Bywa jednak i tak, że konieczne jest regularne gromadzenie dokumentów w ramach defence file. Za przykład może tu posłużyć sytuacja, gdy podatnik przyjmuje comiesięczne usługi niematerialne i w związku z tym odlicza VAT z otrzymanych faktur oraz wykazuje koszty uzyskania przychodów. Wówczas regularność w świadczeniu usług i wystawianiu faktur powinna iść w parze z regularnością w przygotowywaniu i dostarczaniu dokumentacji jednoznacznie potwierdzającej wykonanie świadczeń.

***

W kolejnym artykule z tej serii przedstawimy nasze dalsze uwagi dotyczące tego, jak z perspektywy pełnomocnika powinna wyglądać skuteczna i przydatna dokumentacja obronna. Omówimy m.in. to, dlaczego przy tworzeniu dokumentacji obronnej nie warto przesadzać i jak zadbać o jej odpowiednią i trwałą formę.

 

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami

Agnieszka Chamera

Agnieszka Chamera
Partner
Doradca Podatkowy nr 10220
telefon 609 331 330
agnieszka.chamera@pkfpolska.pl

Dariusz Orczykowski
Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego
Doradca Podatkowy nr 10458
telefon 692 464 706
dariusz.orczykowski@pkfpolska.pl 

Udostępnij

Możliwość komentowania jest wyłączona.