Jak zarządzać cash flow w czasie kryzysu i recesji

Według Business Insider 82% firm upada z powodu braku płynności finansowej. Niedobór przepływów pieniężnych występuje, gdy z firmy wypływa więcej pieniędzy niż do niej wpływa. Przedsiębiorcy często zapominają, że przepływy finansowe są ważniejsze dla przetrwania firmy niż zysk, który firma generuje w danym momencie.

Co można doradzić przedsiębiorcom? O czym przypomnieć? Na co zwrócić szczególną uwagę w czasie pandemii czy kryzysu?

Dlaczego temat cash flow, czyli przepływów pieniężnych jest szczególnie istotny w czasie kryzysu?

Właściciele i zarządy odpowiadają za zapewnienie płynności finansowej swoich firm. Ale może zdarzyć się sytuacja jak teraz, że wiele świetnie radzących sobie wcześniej firm, doświadcza utraty płynności finansowej wskutek kryzysu. Pomimo, że główną przyczyną są czynniki zewnętrzne, na które nie mamy wpływu, to jednak na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek radzenia sobie w takiej sytuacji.

W jaki sposób właściciele firm i ich zarządy mogą poprawić sytuację?

Zacznijmy od tego, że naszą ludzką słabością jest skłonność do zapominania oraz przejawianie tendencji do skupiania się na problemie „tu i teraz”. Rzadziej zachowujemy balans między działaniami operacyjnymi a podejściem strategicznym i długofalowym. Szczególnie widać to w czasach kryzysu. Dlatego ważne jest, aby przypominać skuteczne rozwiązania i zachowania w sytuacji, gdy firma jest zagrożona.

Na początek proponuję zestaw praktycznych rozwiązań, które powinny sprawdzić się w większości firm, i które można zastosować natychmiast. Nie naprawią one sytuacji w naszej firmie na dobre, ale są w stanie kupić więcej czasu na podjęcie bardziej gruntownych działań. Powiedzmy, że to taki „plaster na ranę”.

Cash flow – działania reaktywne

Przyśpiesz swoje należności

Im szybciej pieniądze zaczną wpływać do Twojej firmy, tym szybciej problemy z przepływem pieniężnym zostaną rozwiązane. Poproś nowych klientów o zaliczkę lub częściową płatność z góry, zamiast fakturować całą należność po wykonaniu usług lub dostarczeniu produktów. Zacznij wcześniej wysyłać faktury. Upomnij się o zaległe należności. Wymuś przynajmniej częściowe płatności. Ułatw klientom płacenie poprzez oferowanie dodatkowych metod płatności, takich jak kartą kredytową lub opcje płatności elektronicznych.

Negocjuj swoje zobowiązania

Jeśli możesz opóźnić lub zmniejszyć ilość gotówki wypływającej z firmy to zrób to. Bądź zawsze uczciwy wobec swoich dostawców. W trudnej sytuacji będą bardziej skorzy do współpracy z Tobą, odwdzięczając się za lojalność wobec nich. W żadnym wypadku nie rekomenduję unikania płatności poprzez „chowanie głowy w piasek” i zrzucanie wszystkiego na kryzys. Twój partner biznesowy ponosi jego negatywne skutki także.

Tnij wszystkie zbędne wydatki

Podczas kryzysu musisz szczególnie krytycznie podchodzić do wszelkich wydatków. Wyeliminuj wszystkie niepotrzebne lub mało efektywne wydatki i wydawaj tylko na koszty, które utrzymują Twoją działalność i generują przychody. Jest to też właściwy czas na przeprowadzenie restrukturyzacji, która być może była odkładana w czasie.

Sprzedaj nieistotne aktywa

Zastanów się czego nie potrzebujesz, co możesz sprzedać. Chociaż jest to jednorazowa i tymczasowa poprawa, to jest to skuteczny i szybki sposób na zebranie gotówki, gdy jesteś w potrzebie. Zastosuj „wietrzenie magazynów”. To dobry moment, aby pozbyć się nawet za półdarmo wszystkiego, co wolno rotuje albo zalega od lat.

Rozważ opcje pożyczenia pieniędzy

Pomimo, że możesz skorzystać z karty kredytowej czy pożyczki w banku, to zanim podejmiesz taką decyzję upewnij się, że rozumiesz jaki jest koszt kredytu i wziąłeś pod uwagę inne opcje. W czasie kryzysu pojawia się podaż nisko-oprocentowanych kredytów. Ale tu uwaga. Powinny one wspierać inwestycje albo działania zwiększające przychody. Unikaj jak ognia kredytowania deficytu finansowego w bieżącej działalności. W ten sposób możesz uśpić swoją czujność i doprowadzić do tragedii w przyszłości.

Skorzystaj z pomocy publicznej

Mam tu na myśli realną pomoc, jeżeli istnieje. Wspominam o tym na końcu, gdyż w żadnym przypadku nie zalecam opierania strategii przetrwania swojej firmy wyłącznie na pomocy Państwa. Niech to będzie z tyłu naszej głowy jako ewentualny bonus (jeżeli wystąpi).

Zachęcam, aby wszystkie powyższe działania były kontynuowane także po tym jak kryzys minie. To dobra praktyka i powinna stać się rutyną każdej firmy.

Drogi przedsiębiorco. Jeżeli Twoja firma ma nieodłączny problem z płynnością finansową to pamiętaj, że jedynym rozwiązaniem jest solidny plan biznesowy i jego realizacja.

Zadłużanie firmy (nawet przy pomocy taniego kredytu) przynosi zazwyczaj jedynie chwilową ulgę, ale znacząco powiększa problem w przyszłości.

W tym miejscu dochodzimy do drugiego etapu, w którym przekonuję do działań proaktywnych. Chodzi tu takie kroki i decyzje, których pozytywne skutki odczuwane będą w długiej perspektywie. Używając ponownie metafory, powiedzmy, że chodzi tu o „eliksir młodości”.

Cash flow – działania proaktywne

Zweryfikuj swój CEL gospodarczy

Sprawdź czy cele, które postawiłeś swojej firmie są aktualne. Wszystko wskazuje na to, że świat, który znamy, zmieni się na zawsze po tej pandemii. Jeżeli postrzegasz to jako okazję dla Twojej firmy, to teraz jest najlepszy czas, aby dokonać zmian w obszarze organizacyjnym, inwestycyjnym, finansowym etc.

Sprawdź efektywność swojego modelu biznesowego

Dokonaj dokładnej kontroli biznesplanu, procesów, operacji, marżowości. Skup główną uwagę na 20% Twoich produktów i usług, które dają Ci 80% biznesu. Ta sama reguła dotyczy klientów. Ustal dlaczego wystąpił niedobór środków pieniężnych. Czy problem ten może się powtórzyć? Jeżeli tak, to opracuj plan jak to zmienić.

Wprowadź rachunkowość zarządczą

Potrzebujesz wdrożyć (jeżeli jeszcze nie masz) elementy rachunkowości zarządczej, aby wiedzieć dokładnie które usługi czy produkty są najbardziej dochodowe. Które obszary Twojej firmy są najbardziej i najmniej opłacalne. Zadbaj o dokładne i aktualne sprawozdania finansowe (rachunki zysków i strat, bilanse i prognozy przepływów pieniężnych). Monitoruj kluczowe wskaźniki wydajności.

Podnieś kapitał firmy

Szybkim sposobem na zwiększenie kapitału obrotowego firmy jest pozyskanie nowego partnera biznesowego bądź dopłata do kapitału. Podobnie jednak, jak w przypadku zaciągania długów, upewnij się, że naprawdę chcesz lub musisz sprzedać część firmy, aby rozwiązać kryzys przepływów pieniężnych. Nie pozwól, aby presja kryzysu przepływów pieniężnych doprowadziła do podjęcia złych decyzji dotyczących przyszłości firmy. Pamiętaj – kryzys sprzyja fuzjom i przejęciom. Nie zostań zjedzony.

Czy powyższe przykłady wyczerpują działania jakie przedsiębiorcy powinni podjąć w celu efektywniejszego zarządzania płynnością finansową w swoich firmach?

Oczywiście nie. Nie sposób wymienić wszystkich opcji jakie stoją przed przedsiębiorcami. Weźmy chociażby całą masę możliwości związanych z weryfikacją zakresu i rodzaju prowadzonej działalności. Jest też szeroki wachlarz możliwości związanych ze zmianą sposobu zarządzania przedsiębiorstwem. Są to jednak kwestie indywidualne wobec danego biznesu i trudno udzielać uniwersalnych porad.

Każdy biznes rządzi się swoimi prawami. Nie ma złotego środka, który zadziała na wszystko. Jest jednak cały zbiór narzędzi, które w połączeniu z doświadczeniem pozwoliły mi wyprowadzić z opresji niejeden biznes.

Zarządzając międzynarodowymi koncernami nauczyłem się budować skuteczne strategie i solidne fundamenty pod rozwój firmy, co przekładało się na zdrowe finanse. Dzisiaj mogę powiedzieć jedno: pokaż mi swoją firmę, ja powiem Ci jaką masz strategię. Jeżeli Twoje przedsiębiorstwo ma jakiś problem, wyślij maila opisując go bądź zadaj pytanie, a ja Ci odpowiem.

Grzegorz Żołędziewski – ekspert w dziedzinie finansów i zarządzania, z usług którego korzystają także znane i międzynarodowe firmy. Łączna wartość korzyści finansowych wykreowanych dla firm na przestrzeni ostatnich 25 lat liczona jest setkach mln zł. Kontakt: g.zoledziewski@whybc.eu

Na użyczonym przez niego zdjęciu autor artykułu.