GDZIE SĄ PIENIĄDZE z moich zysków?

Niejednokrotnie spółki wykazują spore zyski, ale poziom środków pieniężnych tego nie odzwierciedla.Osoby zarządzające tymi spółkami zadają sobie pytania: skoro mamy zyski, to gdzie są nasze pieniądze? Jakie są przyczyny naszych problemów i w jaki sposób możemy przyspieszyć obrót środkami pieniężnymi oraz zminimalizować ryzyko zatorów płatniczych?

Grażyna Sadowska

W obecnym stanie gospodarczym jednym z głównych zagrożeń dla funkcjonowania spółek jest widmo utraty płynności finansowej. Dotyczy to szczególnie firm małych i średnich, gdzie brak wpłaty należności nawet od jednego kontrahenta może powodować duże zatory płatnicze, które niejednokrotnie wywołują kolejne mechanizmy działające jak efekt domina. Może to prowadzić do katastrofy finansowej, a nawet do bankructwa firmy.

Różnice między dochodami a dostępnymi w spółce środkami pieniężnymi.

Dla zrozumienia tematu, skąd biorą się różnice między wykazywanymi dochodami w spółce a dostępnymi środkami pieniężnymi, należy zapoznać się z pojęciami takimi jak: koszt a wydatek oraz przychód i wpływ gotówki, a także umiejętnie rozpoznawać wpływ różnic między tymi pojęciami na przepływy pieniężne.

Na przykład zafakturowana sprzedaż nie stanowi jeszcze wpływu gotówki, a należność od kontrahenta. Im dłużej kontrahent zwleka z zapłatą, tym dłużej utrzymywać się będą różnice pomiędzy dochodami a posiadanymi pieniędzmi.

Podobnie nie każda otrzymana przez spółkę dostawa towarów lub usług od kontrahenta stanowi wydatek, bo dopiero zapłata za dostarczone dobra pomniejsza nasz stan kasy.

Również nie każdy wydatek stanowi koszt, przykładowo dostawa materiałów do przyszłej produkcji jest zapasem w aktywach bilansu, który będzie kosztem w momencie sprzedaży wyprodukowanych z tych materiałów wyrobów.

Inne aspekty różniące koszt od wydatków i przychodów od wpływu to m.in.:

• Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych jest kosztem wykazywanym w rachunku zysków i strat. Niejednokrotnie odpisy amortyzacyjne są rozłożone na wiele lat, przez co koszt wykazywany w rachunku zysków i strat jest o wiele mniejszy niż odpływ gotówki, jaki miał miejsce w spółce na nabycie tych środków trwałych;

• Dywidendy oraz np. spłaty rat kapitału od kredytów. Zarówno dywidenda wypłacona udziałowcom lub akcjonariuszom jak i spłaty rat kapitałowych, nie stanowią kosztu dla spółki wykazywanego w rachunku zysków i strat;

• Opisy aktualizujące należności i środki trwałe oraz rezerwy kosztowe. Ujęcie w księgach spółki odpisów aktualizujących należności oraz odpisów dotyczących środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz rezerw kosztowych wpływa na pomniejszenie wyniku wykazywanego w rachunku zysków i strat. Nie powoduje to jednoczesnego wypływu gotówki ze spółki;

• Podatek od towarów i usług. Podatek VAT nie stanowi w księgach spółki kosztu (chyba, że spółka nie korzysta z możliwości odliczania lub też zgodnie z przepisami nie ma możliwości od danej pozycji kosztowej go odliczyć). Natomiast jest on wydatkiem dla spółki, jeżeli wartość podatku należnego (wynikającego ze sprzedaży) jest większy niż podatek naliczony (wynikający z kosztów);

• Rozliczenia międzyokresowe czynne oraz aktywowanie kosztów w bilansie. W działalności spółek stosunkowo często dochodzi do zakupu np. licencji, prenumerat, ubezpieczeń, które stanowią zazwyczaj jednorazowy wypływ gotówki z firmy, natomiast ujęcie kosztów w rachunku wyników następuje w dłuższym okresie (np. przez rok lub dwa).

Wynika z tego, że najbardziej istotne dla wielkości posiadanej gotówki jest: szybkość obrotu należnych nam kwot ze sprzedaży oraz optymalny poziom zakupu materiałów (just in time).

Dla zwiększenia szybkości obrotu warto wdrożyć politykę windykacyjną, na którą składa się:

• Monitoring zewnętrzny i wewnętrzny klientów przed zawarciem umów;

Posiadanie wykupionego dostępu do rejestrów dłużników (Biura Informacji Gospodarczej lub Biura Informacji Kredytowej) daje możliwość spółkom do sprawdzania sytuacji i polityki płatności partnerów biznesowych, w tym monitorowania regulowania płatności przez kontrahentów (zarówno przed podpisaniem umowy, jak i w trakcie jej trwania oraz kiedy zalegają oni z płatnością). Warto przed zawarciem umów (szczególnie w przypadku istotnych kwot) dokonać weryfikacji sytuacji danego kontrahenta, zarówno poprzez wykorzystanie Internetu, mediów, ich strony internetowej oraz ich dokumentów prawno-rejestracyjnych (np. poprzez program Lex, przez stronę internetową Głównego Urzędu Statystycznego oraz Krajowego Rejestru Sądowego). Na podstawie pozyskanych danych można zweryfikować chęć zawarcia umowy z danym kontrahentem lub też zabezpieczyć się wynagrodzenie z kontraktu nie było zagrożone (np. poprzez 100 proc. Zaliczkowanie kontraktu przed jej wykonaniem, poprzez weksel wystawiony przez kontrahenta lub innymi sposobami).

• Ujednolicenie warunków płatności w umowach;

Ujednolicenie warunków płatności w umowach (albo stworzenie ogólnych warunków umowy ze spółką, w tym dotyczących płatności, które są dodawane jako załącznik do każdej umowy) powoduje większą możliwość planowania i monitorowania przepływów pieniężnych. Jest oczywiste, że nie z każdym klientem uda nam się takie warunki zachować (bo ich z jakiś przyczyn nie zaakceptuje). Natomiast jeżeli większość umów będzie zawierać te same zapisy (dostosowane do zbadanych wcześniej potrzeb i specyfiki działania spółki), dużo łatwiej będzie osobom zarządzającym płynnością dokonywać monitoringu i kontrolować odchylenia od planu, a osobom odpowiedzialnym za windykacje skuteczniej i systematyczniej jej dokonywać.

W ogólnych ujednoliconych warunkach umowy dotyczących płatności warto szczególnie uwzględnić:

– Przedpłaty klientów oraz terminy dotyczące wpłat tych przedpłat;

– Terminy płatności z faktur (dostosowane do potrzeb spółki i tego, jakie sama spółka ma terminy płatności z kluczowymi dostawcami);

– Naliczanie odsetek. Najczęściej spotykaną wysokością odsetek z umowy są odsetki ustawowe. Natomiast zgodnie z artykułem 359§21 Kodeksu Cywilnego maksymalne odsetki, jakie można naliczyć, to 4-krotność stopy kredytu lombardowego. W umowie można zawrzeć zarówno zapis o naliczaniu odsetek maksymalnych od 1 dnia po terminie płatności, jak i dopiero po dłuższym okresie od terminu płatności (np. 30 dniach), a wcześniej pozostać przy naliczaniu odsetek ustawowych;

– Opłatę windykacyjną. Na podstawie art. 10 ustawy z 8 marca o terminach płatności i transakcjach handlowych spółka ma prawo naliczać tzw. „opłatę windykacyjną” w wysokości 40 Euro. Nie ma wymogu prawnego, aby informację o naliczaniu takiej opłaty umieszczać w umowie;

– Właściwość sądu. Sprawa jest szczególnie istotna w sytuacji, gdy nasz klient ma siedzibę wiele kilometrów od naszego miejsca działalności, a tym bardziej poza granicami kraju. Wpisanie w warunkach umowy właściwości sądu do rozstrzygania sporów zgodnie z siedzibą spółki wykonującej umowę jest dla niej bezpieczniejszym rozwiązaniem w przypadku jakichkolwiek problemów wynikających z tytułu płatności.

• Negocjacje warunków płatności z dostawcami;

Innym aspektem poprawienia płynności spółki jest przyjrzenie się warunkom płatności, jakie mamy u swoich dostawców. Im bardziej istotny dla naszej działalności jest nasz dostawca, tym bardziej powinniśmy dążyć do wynegocjowania podobnych warunków, jakie sami stosujemy dla naszych klientów. W przypadku gdy korzystamy z podwykonawstwa dotyczącego realizacji umów, warto ustalić takie warunki i terminy płatności, aby w pierwszej kolejności spółka otrzymała od swojego klienta należność, a dopiero po tym uregulowała swoje zobowiązania z tytułu wykonania umowy przez podwykonawcę.

• Planowanie przepływów i ich monitoring. Wspieranie się finansowaniem zewnętrznym;

Osoby w spółce odpowiedzialne za zarządzanie środkami pieniężnymi powinny dokonywać ich planowania, bieżącego monitorowania, w tym szczególnie analizy odchyleń od planu lub ustaleń umownych. Warto przyjrzeć się specyfice działania spółki, rodzajom zawieranych umów z klientami i dostawcami oraz zapisom, jakie te umowy zawierają. Wnikliwe prześledzenie wydatków i kosztów, jakie ma spółka ujęte w księgach, pozwala rzetelnie i na czas określać potencjalne zagrożenie utraty płynności. Bardzo istotne jest też planowanie przepływów w przypadku inwestycji, planów rozwojowych w spółce oraz przy procesie budżetowania. Należy rozważać i być przygotowanym do finansowania zewnętrznego (którego proces zwykle trwa jakiś czas), które niekiedy jest dla spółek po prostu korzystne. W codziennej gospodarce często funkcjonującym finansowaniem zewnętrznym jest np. leasing, kredyty obrotowe, faktoring, sprzedaż lub cesja należności oraz bardziej zaawansowane narzędzia, przykładowo obligacje. Dla sfinansowania inwestycji rozwojowych warto rozważyć kredyt inwestycyjny, emisję obligacji lub też dopuszczenie nowych wspólników.

• Procesy windykacji miękkiej i twardej w spółce;

Ujednolicenie warunków w umowach usprawnia procesy windykacji należności. Poprzez stworzenie szablonów oraz ustalenia poszczególnych kroków windykacyjnych można skrócić czas procesu windykacji, a także go usystematyzować. Ponieważ zachowanie dobrych relacji z klientami jest podstawą biznesu, warto wdrożyć stopniowanie procesu ściągania przeterminowanych należności np. poprzez to, że w pierwszej kolejności wysyłane są informacje z przypomnieniem o płatności; jeżeli w wyniku takiego działania nie ma reakcji ze strony klienta, wysłane jest już wezwanie do zapłaty z naliczonymi odsetkami ustawowymi. Z wysyłaniem informacji o przypomnieniu o płatności i kolejnych wezwań nie powinno się zwlekać – im więcej mija czasu od terminu płatności, tym większe ryzyko dla spółki, że należności nie uda się wyegzekwować. Kolejnym krokiem może być np. wysłanie wezwania wraz z naliczeniem odsetek maksymalnych i opłaty windykacyjnej. Jeżeli mimo takich wezwań spółka nadal zalega z płatnością, należy już się zastanowić nad wysłaniem przed-sądowego wezwania do zapłaty. Jeżeli spółka podjęła współpracę z Biurem Informacji Gospodarczej, warto także wykorzystać możliwości, jakie dają takie rejestry. Wpisanie kontrahenta zalegającego z płatnością do rejestru takiego biura jest zarówno tanim, jak i mało pracochłonnym procesem, a często przynosi wymierne korzyści. Należy jednak pamiętać, że informację o tym, iż planuje się wpisać spółkę bądź członka zarządu (są takie możliwości) do rejestru, należy poprzedzić zawiadomieniem klienta o takim zamiarze oraz zachować 30 dniowy termin reakcji klienta na możliwość takiego działania. Ostatecznym, lecz niestety czasem nieuniknionym krokiem odzyskania swoich należności, jest przekazanie jej na drogę sądową. Warto, aby w spółce były jasno określone determinanty, od których zależy przekazanie przeterminowanej należności do sądu. Dzięki takiemu rozwiązaniu kwestia monitoringu takich należności jest mniej pracochłonna oraz łatwiej jest określić odpowiedzialność osób za te działania. Może mieć to duże znaczenie w kwestii przekazania takich należności na drogę sądową w odpowiednim momencie tj. bez większej zwłoki, która może spowodować przeterminowanie jej, zmniejszenie prawdopodobieństwa jej odzyskania poprzez pogarszającą się sytuację majątkową naszego klienta (w tym np. jego likwidację lub upadłość) lub też zamrozić nasze środki pieniężne na wiele miesięcy lub lat.

• Usprawnienia komunikacji wewnętrznej;

W procesie dotyczącym zarządzania płynnością, a w szczególności w procesie windykacji należności, bardzo duże znaczenie ma komunikacja wewnętrzna w spółce. Zrozumienie wpływu braku odpowiedniej komunikacji (dotyczącej np. obaw co do sytuacji majątkowej klienta, dla którego realizujemy umowę) może bardzo utrudnić i opóźnić czas reakcji i zabezpieczenia należności spółki z danej umowy. Dlatego warto określić w spółce, które osoby w spółce mogą być w posiadaniu istotnej informacji o naszym kliencie (np. koordynator danego projektu, opiekun klienta) oraz określić ich odpowiedzialność za dostarczenie informacji o potencjalnych problemach do odpowiednich osób z organizacji. Zrozumienie celu przekazywania takich informacji oraz ewentualnych skutków dla spółki ich braku powinno zaowocować przyśpieszeniem procesu zabezpieczenia należności i zmniejszeniem należności zagrożonych.

Podsumowanie

Ponieważ zagrożenie utraty płynności spółki stanowi potężny problem dla jej działalności, nie raz spędza ono sen z powiek zarówno samemu zarządowi i właścicielom spółek, ale także kadrze menadżerskiej oraz służbom księgowym odpowiedzialnym za planowanie płynności, regulowanie zobowiązań i windykację.

W celu zminimalizowania nagłego wystąpienia takiego ryzyka spółka powinna przede wszystkim dobrze rozpoznać swoją specyfikę działalności, rodzaje zawieranych umów i ich zapisów oraz temu, jakie operacje mogą mieć duży wpływ na powstające różnice (trwałe lub przejściowe) pomiędzy wykazywanymi zyskami i wydatkami. Planowanie i monitoring przepływów jest podstawą, aby zminimalizować takie ryzyko. Natomiast usprawnienie komunikacji wewnętrznej, ustalenie funkcjonujących w spółce procedur, szablonów, ujednoliconych umów, jest bardzo istotnym elementem, który pozwala na systematyczne reagowanie na niekorzystne problemy z otrzymaniem należnej wpłaty od kontrahenta.

W obecnych czasach ustalona i wdrożona polityka windykacyjna jest po prostu konieczna. Pieniądze szczęścia nie dają, ale bez nich trudno jest prowadzić biznes. Nie powinniśmy tolerować „dla dobra biznesu” nieetycznych kontrahentów – w wielu przypadkach to po prostu „biznesowe cwaniactwo”.

Grażyna Sadowska: partner, członek zarządu i dyrektor operacyjny w PKF Consult. 
Absolwentka Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie 
(specjalizacja: finanse przedsiębiorstw i rachunkowość oraz strategie inwestycyjne i kapitałowe).
Posiada państwowe uprawnienia usługowego prowadzenia ksiąg oraz zdane egzaminy państwowe w postępowaniu na biegłego rewidenta z zakresu rachunkowości, finansów, rachunku kosztów, rachunkowości zarządczej i prawa podatkowego. Posiada wieloletnie doświadczenie z obszaru rachunkowości, rachunkowości zarządczej, podatków, kontrolingu oraz organizacji czasu pracy.