Zamówienia publiczne – najczęstsze błędy prawne w ofertach i jak ich unikać

Udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego stanowi istotną szansę dla przedsiębiorców, ale jednocześnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością i koniecznością zachowania szczególnej staranności przy sporządzaniu oferty. Nawet pozornie drobny błąd w dokumentach ofertowych może prowadzić do odrzucenia oferty lub wykluczenia wykonawcy z postępowania. Poniżej przedstawiono najczęstsze błędy prawne popełniane przez wykonawców oraz praktyczne wskazówki, jak ich unikać.

1. Niezgodność treści oferty z wymaganiami określonymi w SWZ:

Często bywa tak, że wykonawcy nie czytają dokładnie specyfikacji warunków zamówienia bądź błędnie interpretują jej zapisy, co w konsekwencji skutkuje tym, że złożona oferta nie spełnia wymagań określonych przez zamawiającego i zostaje odrzucona jako niezgodna z SWZ. Powyższe dotyczy zarówno parametrów technicznych przedmiotu zamówienia jak i sposobu jego realizacji. KIO wskazuje, że odrzucenie oferty wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia możliwe jest jedynie w przypadkach, gdy niezgodność treści oferty z SWZ ma charakter zasadniczy i nieusuwalny, przy czym dotyczyć musi ona sfery niezgodności zobowiązania zamawianego w SWZ oraz zobowiązania deklarowanego w ofercie. Polegać ona może także na sporządzeniu i przedstawieniu oferty w sposób niezgodny z wymaganiami SWZ, ale co należy zaznaczyć, chodzi tu o wymagania dotyczące sposobu wyrażenia, opisania i potwierdzenia zobowiązania / świadczenia ofertowego, a więc wymagania, co do treści oferty, a nie wymagania co do jej formy (KIO 1387/21).

By uniknąć tego błędu należy:

dokładnie przeanalizować zapisy SWZ i załączników do niej (w tym istotnych postanowień umowy) i w razie wątpliwości wystąpić do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ,
sporządzać treść oferty krok po kroku, weryfikując zgodność każdego elementu z wymaganiami zamawiającego,
sprawdzić wszystkie dokumenty i załączniki konieczne do załączenia do oferty,
w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem co pozwoli uniknąć niezgodności treści oferty w wymaganiami i jednocześnie zwiększyć szansę na wygranie postępowania.

2. Braki formalne w ofercie i dokumentach składanych z ofertą:

Często spotykanym problemem w ofertach wykonawców jest brak niektórych dokumentów wymaganych przez zamawiającego w SWZ, np. pełnomocnictw, oświadczeń wymaganych zgodnie z ustawą PZP, czy zaświadczeń z urzędów. Problemem jest także przedstawianie przez wykonawców dokumentów nieaktualnych bądź podpisanych w nieprawidłowy sposób (podpisem niespełniającym wymogów formalnych).

Jak unikać tych błędów?

stworzyć listę kontrolną wszystkich dokumentów wymaganych do złożenia w danym postepowaniu,
weryfikować czy składane dokumenty są aktualne ( w szczególności zaświadczenia z urzędów) i podpisane przez uprawnione osoby ( w tym celu należy sprawdzić aktualny odpis KRS/CEIDG),
upewnić się, że pełnomocnictwo zostało udzielone w prawidłowej formie, zostało podpisane przez osobę uprawnioną i obejmuje wszystkie czynności w postępowaniu,
z uwagi na elektronizację zamówień należy także zweryfikować poprawność podpisu, w zależności od rodzaju postepowania – postępowania krajowe: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty, postępowania unijne: kwalifikowany podpis elektroniczny.

3. Nieprawidłowe obliczenie ceny oferty:

Z błędami w obliczeniu ceny lub kosztu mamy do czynienia, gdy wykonawca nie uwzględnił lub dopuścił się nieprawidłowości w wyliczeniu ceny oferty. Przepisy PZP nie definiują pojęcia błędu w obliczeniu ceny. Niemniej jednak przyjmuje się w orzecznictwie, że błędem w obliczeniu ceny jest błąd polegający na przyjęciu niewłaściwych danych do jej obliczenia. Przez pojęcie błędu w obliczeniu ceny należy rozumieć każdy inny niż oczywista omyłka rachunkowa, błąd w obliczeniu ceny. Błąd w obliczeniu ceny jest błędem co do prawidłowego ustalenia stanu faktycznego, a nie wadliwie od strony technicznej wykonaną czynnością obliczenia ceny. Przykładem błędu może być zastosowanie niższego, niż przewidziane w przepisach prawa, czynnika cenotwórczego (np. stawki minimalnego wynagrodzenia) lub zastosowanie błędnej stawki podatku VAT, przyjęcie niewłaściwych jednostek miary jak również niewłaściwego zakresu czynności do wykonania w trakcie realizacji zamówienia. Wobec powyższego o błędzie w obliczeniu ceny będziemy mogli mówić w sytuacji, gdy cena została skalkulowana w sposób, który nie uwzględnia cech przedmiotu zamówienia, jego zakresu i warunków realizacji.

By uniknąć błędu należy:

dokładnie przeanalizować SWZ oraz dokumenty zamówienia,
sprawdzić, czy cena ma być podana w formie ryczałtu, czy wynagrodzenia kosztorysowego ze stawkami jednostkowymi,
zwrócić uwagę czy zamawiający wymaga podania cen netto czy brutto,
ustalić prawidłową stawkę VAT dla przedmiotu zamówienia,
zweryfikować czy cena wpisana do formularza ofertowego jest taka sama jak cena wynikająca z załączonych kosztorysów, tabel czy formularzy cenowych, czy nie ma rozbieżności między ceną wpisaną cyfrowo a ceną określoną słownie,
upewnić się, że cena zawiera wszystkie elementy świadczenia wymagane w SWZ, ponieważ brak wymaganych kosztów prowadzi często do odrzucenia oferty,
zadać pytanie zamawiającemu w trybie wyjaśnień do SWZ jeżeli zachodzą wątpliwości co do sposobu wyliczenia ceny ofertowej,
zweryfikować czy w trakcie prowadzonego postępowania zamawiający nie zmodyfikował opisu przedmiotu zamówienia.

4. Niedochowanie terminów:

Nawet najlepiej przygotowana i sporządzona oferta nie będzie oceniona, jeśli zostanie złożona po upływie terminu. Zgodnie z PZP, zamawiający nie ma prawa przyjąć ani ocenić oferty złożonej po czasie, nawet jeśli spóźnienie wynosi kilka sekund. W przypadku oferty składanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej znacznie utrudnione dla wykonawcy może być uprawdopodobnienie, że z przyczyn od niego niezależnych, związanych z funkcjonowaniem platformy zakupowej został pozbawiony możliwości złożenia oferty w terminie. W dotychczasowym orzecznictwie KIO podnoszono, że wykonawca powinien z odpowiednim wyprzedzeniem zapoznać się z działaniem platformy zakupowej u danego zamawiającego, a nawet dokonać testowego złożenia oferty. To na wykonawcy spoczywa ciężar i obowiązek właściwego przygotowania się zarówno od strony sprzętowo-aplikacyjnej, a w przypadku braku dostatecznej wiedzy, również od wsparcia informatycznego w trakcie ofertowania (KIO 669/21). Podobnie w przypadku uzupełniania dokumentów na wezwanie zamawiającego, złożenie ich po terminie będzie skutkować odrzuceniem oferty.

By uniknąć złożenia oferty po terminie, należy:

sprawdzić dokładny termin składania ofert (data i godzina) wskazany w SWZ oraz monitorować stronę internetową zamawiającego czy termin ten nie został zmieniony,
zarejestrować się wcześniej na platformie postępowania wskazanej przez zamawiającego oraz przetestować logowanie, formaty i załączanie plików, a także czas potrzebny na złożenie oferty,
upewnić się, że osoby podpisujące ofertę i dokumenty mają ważny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany,
nie zostawiać złożenia oferty na ostatnią chwilę, ponieważ z przyczyn technicznych (problem z logowaniem, obciążenie systemu, wolne łącze czy błąd podpisu) może okazać się, że nie uda się złożyć oferty w terminie.

5. Niepoprawna treść dokumentu wadium lub wniesienie wadium po upływie terminu składania ofert:

Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą. W przypadku wadium w formie pieniężnej częstym błędem wykonawców jest wniesienie go po terminie. Ustawa wymaga wniesienia wadium przed terminem składania ofert, zatem kwota wadium w formie pieniężnej musi zostać zaksięgowana na koncie zamawiającego przed upływem ww. terminu, nie ma przy tym znaczenia sama data wykonania przelewu. Kolejną przyczyną odrzucenia oferty, w przypadku formy wadium innej niż pieniężna, jest niezgodność treści dokumentu wadium z treścią przepisów PZP, w szczególności w zakresie terminu obowiązywania wadium, kwoty wadium oraz zasad jego zatrzymania i zwrotu. Zgodnie z przepisami PZP przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Nieprzedłużenie ważności wadium będzie skutkowało odrzuceniem oferty.

Jak uniknąć błędów przy wadium w zamówieniach publicznych?

należy zwrócić uwagę na termin wniesienia wadium (przed upływem terminu składania ofert),
dokument musi jednoznacznie wskazywać jakiego postępowania dotyczy (należy oznaczyć tytuł i numer referencyjny postępowania),
beneficjentem musi być zamawiający,
dokument wadialny powinien zabezpieczać wszystkie przypadki zatrzymania wadium przewidziane w ustawie PZP,
kwota w wadium musi zostać ustalona w takiej wysokości, jak określił zamawiający w SWZ,
jeżeli wadium składane jest w innej formie niż pieniądz, dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym wystawcy (np. banku, ubezpieczyciela),
wadium należy traktować jak formalny fundament oferty – nawet drobny błąd (np. brak podpisu, za krótki termin ważności) skutkuje odrzuceniem oferty.

Zamówienia publiczne to obszar, w którym formalizm i precyzja odgrywają kluczową rolę. Unikanie błędów wymaga skrupulatności, dobrej organizacji oraz znajomości przepisów prawa zamówień publicznych. Warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej, która pomoże przejść przez proces zamówienia publicznego w Katowicach, przeanalizuje ofertę pod kątem zgodności z wymogami, a także pomoże przygotować dokumenty w sposób minimalizujący ryzyko odrzucenia.

Anna Orlicka

Radca prawny