Mała firma, wielkie możliwości. Jak nowe technologie wyrównują szanse przedsiębiorców?

Nawet niewielkie przedsiębiorstwa mogą dziś korzystać z narzędzi, które jeszcze niedawno były zarezerwowane dla największych korporacji. O przyszłości księgowości, zarządzaniu opartym na danych oraz o tym, dlaczego nowoczesne biuro rachunkowe powinno przede wszystkim wspierać rozwój biznesu, rozmawiamy z Danielem Gawryczukiem, założycielem Kancelarii Podatkowej Tax Safe. Punktem wyjścia do tej zmiany jest rozwijana przez kancelarię platforma TaxSync, która integruje dane z KSeF, banków i systemów finansowych, przekształcając je w praktyczne analizy oraz rekomendacje dla przedsiębiorców.

Które obszary działalności finansowej zostały najbardziej zmienione przez nowe technologie? Czy największa rewolucja dotyczy księgowości, podatków, finansów, analityki, czy może zupełnie czegoś innego?

Największa zmiana nie dotyczy samej księgowości czy podatków. Prawdziwa rewolucja polega na tym, że małe i średnie firmy zyskały dostęp do narzędzi, które jeszcze kilka lat temu były zarezerwowane wyłącznie dla największych korporacji. Jeszcze niedawno zaawansowana analityka finansowa, prognozowanie przepływów pieniężnych, automatyzacja procesów czy integracja systemów bankowych z oprogramowaniem finansowym wymagały wielomilionowych inwestycji. Dzisiaj z podobnych rozwiązań może korzystać nawet jednoosobowa działalność gospodarcza. To ogromna zmiana, która w praktyce wyrównuje szanse mniejszych przedsiębiorstw.

Najważniejsze jest jednak to, że zmienił się sposób zarządzania informacją. Dane pochodzące z księgowości, KSeF, banków, systemów sprzedażowych czy CRM przestają funkcjonować jako odrębne zbiory informacji. Są integrowane w jednym miejscu, a sztuczna inteligencja potrafi analizować je w czasie rzeczywistym i wskazywać przedsiębiorcy konkretne wnioski oraz rekomendacje. Właściciel firmy nie oczekuje już wyłącznie informacji o wysokości podatku VAT czy CIT. Chce wiedzieć, jak będzie wyglądała płynność finansowa za kilka miesięcy, którzy klienci opóźniają płatności, czy firma może pozwolić sobie na nową inwestycję, kiedy warto zwiększyć zatrudnienie albo jaki wpływ konkretna decyzja będzie miała na przyszłe wyniki finansowe.

To oznacza zmianę roli księgowości. Przestaje ona być narzędziem służącym do rozliczania przeszłości, a coraz częściej staje się elementem wspierającym bieżące zarządzanie przedsiębiorstwem. Mówimy już nie tylko o księgowości, ale o rachunkowości zarządczej, która dostarcza właścicielowi informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

W Tax Safe od kilku lat rozwijamy platformę TaxSync, która integruje dane z KSeF, systemów bankowych wykorzystujących technologię Open Banking oraz innych źródeł, analizując je z pomocą sztucznej inteligencji. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi czekać do zakończenia miesiąca, aby dowiedzieć się, jaka jest sytuacja finansowa jego firmy. Otrzymuje aktualne raporty i wskaźniki praktycznie w czasie rzeczywistym, co pozwala szybciej reagować na zmieniające się warunki i podejmować lepsze decyzje biznesowe.

To właśnie uważam za największą zmianę ostatnich lat. Technologia przestała być przywilejem największych korporacji. Nawet niewielka firma może zarządzać finansami na poziomie, który jeszcze niedawno był dostępny wyłącznie dla międzynarodowych koncernów. O przewadze konkurencyjnej coraz rzadziej decyduje więc wielkość budżetu, a coraz częściej umiejętność wykorzystania informacji do podejmowania właściwych decyzji.

Jak, w niewielkim przedsiębiorstwie, opierać zarządzanie na danych? Jakie nowe narzędzia mają do dyspozycji przedsiębiorcy?

Jeszcze kilka lat temu właściciel dopiero po zakończeniu miesiąca dowiadywał się, w jakiej kondycji jest jego przedsiębiorstwo. Dzisiaj taki model przestaje wystarczać. Decyzje biznesowe powinny być podejmowane na podstawie aktualnych danych, a nie informacji sprzed kilku tygodni.

Zarządzanie oparte na danych nie oznacza jednak konieczności analizowania skomplikowanych raportów czy posiadania specjalistycznej wiedzy finansowej. Chodzi przede wszystkim o to, aby przedsiębiorca miał łatwy dostęp do kilku najważniejszych wskaźników, które pokazują rzeczywistą kondycję firmy i pozwalają szybko reagować na zmieniającą się sytuację. Praktycznie każdego dnia może sprawdzić, ile środków wpłynęło na firmowe konto, którzy klienci zalegają z płatnościami, jaki wynik finansowy osiąga przedsiębiorstwo, jakie zobowiązania podatkowe pojawią się w najbliższych miesiącach czy planowana inwestycja nie wpłynie negatywnie na płynność finansową. Jeszcze niedawno przygotowanie takich informacji wymagało wielu godzin pracy. Dzisiaj mogą być dostępne praktycznie od ręki.

Coraz większego znaczenia nabiera również prognozowanie. Nie wystarczy wiedzieć, gdzie firma znajduje się dzisiaj. Znacznie cenniejsza jest wiedza o tym, jak będzie wyglądała jej sytuacja za miesiąc, kwartał czy pół roku. Dzięki temu przedsiębiorca może odpowiednio wcześnie podjąć działania, ograniczyć koszty, przyspieszyć sprzedaż, zabezpieczyć finansowanie lub przesunąć planowaną inwestycję.

Właśnie z takiego założenia wychodziliśmy, tworząc platformę TaxSync. Mechanizmy sztucznej inteligencji przekształcają tysiące danych w czytelne wskaźniki i praktyczne rekomendacje. Dzięki temu właściciel firmy nie musi analizować każdej faktury czy wyciągu bankowego. Otrzymuje gotową informację o tym, na co powinien zwrócić uwagę i gdzie mogą pojawić się potencjalne zagrożenia.

Właśnie w tym kierunku zmierza cała branża. Rolą nowoczesnego biura rachunkowego stanie się dostarczanie przedsiębiorcy wiedzy, która pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe. Tego oczekują dziś właściciele firm, nie tylko sprawnego rozliczania podatków, ale przede wszystkim partnera, który pomaga rozwijać przedsiębiorstwo.

Sektor fintech rozwija się bardzo szybko. Jakie rozwiązania finansowe, które jeszcze niedawno były zarezerwowane dla dużych przedsiębiorstw, są dziś dostępne dla małych firm? Chodzi o analitykę, płatności, finansowanie, automatyzację, inwestowanie nadwyżek, kursy walutowe, itp.

Dobrym przykładem jest bankowość i obsługa płatności. Dzięki technologii Open Banking przedsiębiorca może zarządzać rachunkami prowadzonymi w różnych bankach z poziomu jednego systemu, automatycznie porównywać wpływy z wystawionymi fakturami czy przygotowywać przelewy bez ręcznego przepisywania danych. To nie tylko oszczędność czasu, ale również znacznie mniejsze ryzyko błędów.

Równie dużą zmianę widać w obszarze finansowania. Jeszcze do niedawna przedsiębiorca był uzależniony od oferty jednego banku i często przez wiele dni czekał na decyzję kredytową. Dzisiaj w ciągu kilku minut może porównać propozycje wielu instytucji finansowych, od kredytów i leasingu, przez faktoring, aż po finansowanie pomostowe, i wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające bieżącym potrzebom firmy.

Coraz bardziej zaawansowane stają się również narzędzia do zarządzania płynnością finansową. Potrafią prognozować przyszłe wpływy i wydatki, sygnalizować ryzyko utraty płynności oraz wskazywać moment, w którym warto skorzystać z finansowania lub wcześniej podjąć działania związane z odzyskiwaniem należności.

W przypadku firm działających na rynkach zagranicznych standardem stają się nowoczesne platformy do wymiany walut i realizacji płatności międzynarodowych. Pozwalają one znacząco obniżyć koszty transakcji i sprawniej zarządzać rozliczeniami, a jeszcze kilka lat temu z podobnych narzędzi korzystały głównie największe przedsiębiorstwa.

Pojawiają się także rozwiązania umożliwiające efektywne zarządzanie nadwyżkami finansowymi. Środki pozostające na rachunku firmowym nie muszą pozostawać nieoprocentowane. Mogą być automatycznie lokowane w bezpiecznych instrumentach finansowych, takich jak lokaty czy fundusze rynku pieniężnego, przy zachowaniu wysokiej płynności. Dzięki temu przedsiębiorca może osiągać dodatkowe korzyści praktycznie bez angażowania własnego czasu.

Moim zdaniem, prawdziwa rewolucja nie polega jednak na pojawieniu się pojedynczych usług finansowych, ale na ich integracji. Przedsiębiorca nie chce korzystać z kilkunastu różnych aplikacji. Chce mieć jedno miejsce, w którym może zarządzać finansami firmy, realizować płatności, kontrolować zobowiązania podatkowe, porównywać oferty finansowania, wymieniać waluty i analizować wyniki przedsiębiorstwa.

Właśnie w tym kierunku rozwijamy platformę TaxSync. Naszą ambicją jest stworzenie jednego ekosystemu łączącego księgowość, podatki, bankowość, finansowanie, inwestowanie, ubezpieczenia i analitykę. Dzięki temu nawet niewielka firma może korzystać z narzędzi, które jeszcze do niedawna były dostępne wyłącznie dla największych graczy na rynku.

A co z organizacją biznesu? Holdingi i inne bardziej zaawansowane struktury właścicielskie przez lata były domeną największych firm. Czy dzięki technologiom i spadającym kosztom obsługi stają się one dostępne również dla mniejszych przedsiębiorców? W jaki sposób technologia może obniżyć koszt złożoności?

Holdingi i bardziej rozbudowane struktury właścicielskie zawsze kojarzyły się przede wszystkim z międzynarodowymi korporacjami. Dzisiaj coraz częściej korzystają z nich właściciele średnich, a nawet niewielkich przedsiębiorstw.

Nie wynika to z chęci komplikowania działalności, lecz z tempa rozwoju firm. Przedsiębiorca rozpoczyna działalność od jednego podmiotu, a po kilku latach posiada kolejne spółki, inwestuje w nieruchomości, rozwija własne oprogramowanie, buduje portfel znaków towarowych lub rozpoczyna działalność na rynkach zagranicznych. W pewnym momencie uporządkowanie całej struktury staje się naturalnym etapem rozwoju firmy.

Dlatego coraz częściej rekomendujemy wydzielenie poszczególnych obszarów działalności. Jeden podmiot odpowiada za działalność operacyjną, drugi jest właścicielem nieruchomości, trzeci zarządza prawami własności intelektualnej lub udziałami w innych spółkach. Taka struktura zwiększa bezpieczeństwo prowadzonego biznesu, ułatwia pozyskanie inwestora, sprzedaż części przedsiębiorstwa czy przekazanie go kolejnemu pokoleniu.

Przez wiele lat główną barierą były jednak koszty. Każda kolejna spółka oznaczała więcej dokumentów, więcej pracy księgowej i coraz większą liczbę obowiązków administracyjnych. W praktyce rozbudowana struktura organizacyjna była dostępna głównie dla dużych firm, które mogły utrzymywać własne działy finansowe.

To właśnie w tym obszarze technologia dokonała największej zmiany. Dzięki automatyzacji, integracji z KSeF, Open Banking oraz wykorzystaniu sztucznej inteligencji wiele procesów przebiega dziś praktycznie bez udziału człowieka. Dokumenty trafiają automatycznie do właściwych spółek, płatności są rozliczane, raporty generowane, a właściciel może jednocześnie analizować wyniki każdej spółki oraz całej grupy kapitałowej.

Można powiedzieć, że technologia znacząco obniżyła koszt złożoności organizacyjnej. To, co jeszcze kilka lat temu wymagało rozbudowanego działu finansowego i wielu specjalistów, dziś może być obsługiwane przez niewielki zespół wspierany odpowiednimi narzędziami.

Właśnie w tym kierunku rozwijamy również platformę TaxSync. Chcemy, aby przedsiębiorca zarządzający kilkoma spółkami nie musiał korzystać z wielu różnych systemów i czekać na odrębne raporty z każdego podmiotu. Powinien mieć do dyspozycji jeden panel zarządczy pokazujący sytuację całej grupy, przepływy finansowe, rentowność, zobowiązania podatkowe i najważniejsze wskaźniki praktycznie w czasie rzeczywistym.

Jestem przekonany, że za kilka lat posiadanie kilku spółek nie będzie już niczym wyjątkowym. Przewagę konkurencyjną zyskają ci przedsiębiorcy, którzy będą potrafili zarządzać całą strukturą równie sprawnie, jak dziś zarządzają pojedynczą firmą. Dzięki nowym technologiom zaawansowane rozwiązania organizacyjne przestają być przywilejem największych korporacji i stają się dostępne także dla mniejszych, dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw.

Kiedyś w jednej firmie było piętnastu księgowych, dziś jeden księgowy obsługuje piętnaście firm. JDG, albo nawet działalność nierejestrowana może mieć globalny zasięg i klientów w kilkudziesięciu krajach, czyli działa jak miniaturowa korporacja. W jakim kierunku to zmierza? Jak będzie wyglądać obsługa prawno księgowa za 10 lat?

Myślę, że jesteśmy dopiero na początku największej transformacji w historii usług księgowych i doradczych. Nie zmieniają się wyłącznie narzędzia. Zmienia się cała filozofia prowadzenia biznesu i obsługi przedsiębiorców.

Jeszcze dwadzieścia lat temu praca księgowego polegała przede wszystkim na ręcznym księgowaniu dokumentów. Później pojawiły się systemy ERP, następnie elektroniczne faktury, a dziś wkraczamy w erę sztucznej inteligencji i pełnej automatyzacji. Coraz więcej czynności wykonują systemy, a nie ludzie. Jeden specjalista, wspierany odpowiednimi technologiami, jest w stanie obsługiwać kilkanaście przedsiębiorstw. Nie dlatego, że pracuje więcej, ale dlatego, że większość powtarzalnych procesów przejęły nowoczesne systemy. Jestem przekonany, że w kolejnych latach ta efektywność będzie jeszcze większa.

Równocześnie obserwujemy zupełnie inne zjawisko. Jednoosobowa działalność gospodarcza, a nawet działalność nierejestrowana, może dziś sprzedawać produkty cyfrowe lub usługi klientom na całym świecie. Taki przedsiębiorca rozlicza transakcje w wielu walutach, korzysta z międzynarodowych platform płatniczych, współpracuje z partnerami z różnych krajów i prowadzi działalność o skali, która jeszcze niedawno była zarezerwowana dla dużych spółek.

To oznacza, że nawet najmniejsze firmy potrzebują dziś narzędzi i doradztwa na poziomie, który kiedyś był dostępny wyłącznie dla korporacji. Skala działalności przestaje zależeć od liczby pracowników czy wielkości przedsiębiorstwa, a coraz bardziej od umiejętności wykorzystania technologii. Za dziesięć lat nie będziemy już mówić o biurach rachunkowych w dzisiejszym rozumieniu tego pojęcia. Standardowe księgowanie, rozliczenia podatkowe czy przygotowywanie deklaracji zostaną w ogromnym stopniu zautomatyzowane. Przedsiębiorca nie będzie już przekazywał dokumentów do księgowej. Dane będą trafiały do systemu automatycznie z KSeF, banków, platform sprzedażowych i systemów płatniczych, a sztuczna inteligencja sama zakwalifikuje dokumenty, przygotuje rozliczenia i wskaże ewentualne nieprawidłowości.

W tej rzeczywistości całkowicie zmieni się rola księgowego i doradcy podatkowego. Ich zadaniem nie będzie już wprowadzanie danych, lecz analiza informacji, interpretacja przepisów oraz wspieranie przedsiębiorcy w podejmowaniu decyzji. Coraz większego znaczenia nabiorą kwestie związane z planowaniem podatkowym, budową struktur właścicielskich, ekspansją zagraniczną, sukcesją czy ochroną majątku.

W takim razie, jakie technologie i usługi w najbliższych latach najbardziej zwiększą konkurencyjność małych przedsiębiorstw?

Największą przewagą konkurencyjną nie będzie sam dostęp do technologii, ponieważ z podobnych rozwiązań będzie mógł korzystać praktycznie każdy przedsiębiorca. O sukcesie zdecyduje to, kto najszybciej nauczy się wykorzystywać technologię do codziennego zarządzania firmą i podejmowania lepszych decyzji.

Największy wpływ będzie miała oczywiście sztuczna inteligencja. Nie jako ciekawostka technologiczna, ale jako narzędzie wspierające sprzedaż, obsługę klienta, marketing, analizę finansową czy planowanie rozwoju przedsiębiorstwa. Za kilka lat korzystanie z AI będzie równie naturalne, jak dziś korzystanie z komputera czy smartfona.

Równie ważna będzie automatyzacja procesów. Firmy będą stopniowo eliminowały ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności, od wystawiania faktur i rozliczania płatności, przez podpisywanie dokumentów, aż po przygotowywanie raportów czy komunikację z klientami. Dzięki temu nawet niewielkie przedsiębiorstwo będzie mogło funkcjonować z efektywnością, która jeszcze niedawno była charakterystyczna dla znacznie większych organizacji.

Kolejnym krokiem będzie integracja usług finansowych w jednym środowisku. Przedsiębiorca nie będzie już korzystał z wielu oddzielnych systemów do księgowości, bankowości, fakturowania, finansowania czy wymiany walut. Wszystkie te usługi będą wymieniały między sobą dane i współpracowały w ramach jednego ekosystemu.

Coraz większego znaczenia nabierze również zarządzanie informacją w czasie rzeczywistym. Właściciel firmy nie będzie czekał na raport przygotowany po zakończeniu miesiąca. Na bieżąco będzie widział rentowność przedsiębiorstwa, prognozowane zobowiązania podatkowe, poziom płynności finansowej czy wpływ planowanych decyzji inwestycyjnych na sytuację firmy.

Nie można też zapominać o cyberbezpieczeństwie. Wraz z postępującą cyfryzacją dane stają się jednym z najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Ochrona informacji finansowych, danych klientów i własności intelektualnej będzie miała coraz większy wpływ na bezpieczeństwo i wartość całego biznesu.

W platformie TaxSync przedsiębiorca ma do dyspozycji jedno miejsce, w którym może zarządzać finansami firmy. Naszym celem jest nie tylko pokazywanie tego, co wydarzyło się w przeszłości, ale przede wszystkim dostarczanie rekomendacji, które pomagają podejmować lepsze decyzje biznesowe. W najbliższych latach przewagę konkurencyjną będą budowały nie największe przedsiębiorstwa, lecz te, które najszybciej nauczą się wykorzystywać nowe technologie do usprawniania procesów i podejmowania trafniejszych decyzji. W nowoczesnym biznesie wygrywa już nie ten, kto dysponuje największą ilością danych, ale ten, kto potrafi najskuteczniej zamienić je w konkretne działania. https://taxsafe.pl/https://taxsync.pl.

Materiał powstał we współpracy z MF.