Najczęstsze błędy prawne w ofertach – jak ich unikać?
Postępowania o udzielenie zamówień publicznych to zagadnienie prawne o szczególnym charakterze. Udział w nich nakłada na oferentów wiele obowiązków i kreuje wiele wymagań, które podmioty te muszą spełnić, aby ich oferta nie została odrzucona. Elementem kluczowym jest dbałość w kompletowaniu dokumentacji ofertowej, ponieważ każdy, nawet niewielki błąd w tym zakresie może skutkować odrzuceniem oferty.
Niedostosowanie oferty do wymagań określonych w SWZ:
Jedną z najczęściej stosowanych podstaw odrzucenia oferty przez zamawiającego stanowi określona w art. 226 PZP ust. 1 pkt. 5 niezgodność oferty z warunkami zamówienia. Przez warunki zamówienia rozumieć należy warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezgodność z warunkami zamówienia oznacza natomiast przede wszystkim wszelkiego rodzaju odmienności treści oferty w stosunku do Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Odmienność ta polegać może przede wszystkim na złożeniu przez wykonawcę oferty, której przedmiotem jest zobowiązanie nieodpowiadające zobowiązaniu określonemu w SWZ. W tym miejscu dodać należy, że niedostosowanie oferty do wymagań SWZ, skutkującej jej odrzuceniem wynikać może również ze sporządzenia i przedstawienia oferty w sposób niezgodny z jej postanowieniami. Należy jednak zaznaczyć, że chodzi tu wyłącznie o wymagania co do treści oferty, a nie wymagania co do jej formy.
Jak uniknąć odrzucenia oferty w przetargu?
- Przede wszystkim należy dogłębnie analizować postanowienia SWZ oraz jej załączników, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości wystąpić do zamawiającego z wnioskiem o objaśnienie ich treści.
- Precyzyjnie konstruować treść oferty i stosować nomenklaturę zastosowaną przez zamawiającego.
- Wprowadzić procedurę wewnętrznej weryfikacji poprzez zastosowanie zasady czworga oczu, aby przed złożeniem oferty, została ona zweryfikowana przez osobę niezależną (np. prawnika), która nie brała udziału w jej tworzeniu, ale posiada wiedzę oraz doświadczenie w tym temacie.
- Skontaktować się z prawnikiem w przypadku wystąpienia jakichkolwiek innych wątpliwości.
Braki formalne w ofercie oraz dokumentacji ofertowej
Błąd ten polega na naruszeniu przepisów określających sposób, formę, procedurę lub techniczny tryb przygotowania, podpisania i przekazania oferty. Naruszenie to dotyczy najczęściej pominięcia dokumentów wymaganych zgodnie z ustawą PZP (np. pełnomocnictw), ale także przedstawienia nieaktualnych lub nieprawidłowo podpisanych dokumentów.
Jak uniknąć tych błędów?
- Stworzyć listę wszystkich niezbędnych dokumentów i zweryfikować ich istnienie oraz aktualność.
- Zweryfikować poprawność podpisu elektronicznego w zależności od rodzaju postępowania.
Nieprawidłowe obliczenie ceny oferty
Wykonawca dopuszcza się błędu w obliczeniu ceny lub kosztu, jeżeli nie uwzględni wszystkich elementów składowych ceny lub popełni nieprawidłowości w jej wyliczeniu. Przez błąd w obliczeniu należy rozumieć każdy inny błąd niż oczywista omyłka rachunkowa. Wynika z tego, że za błąd przyjąć można wyłącznie nieprawidłowe ustalenie stanu faktycznego, skutkujące otrzymaniem błędnego wyniku, a nie wadliwa od strony technicznej czynność liczenia. Przykładem takiego błędu może być zastosowanie niższego niż przewidziany w przepisach prawa czynnika cenotwórczego (np. stawki minimalnego wynagrodzenia), zastosowanie błędnej stawki podatku VAT, przyjęcie nieprawidłowych jednostek miary, itd. Wobec powyższego o błędzie w obliczeniu ceny będziemy mogli mówić w sytuacji, gdy cena została skalkulowana w sposób, który nie uwzględnia cech przedmiotu zamówienia, jego zakresu i warunków realizacji.
Jak uniknąć tego błędu:
- Dokładnie przeanalizować SWZ oraz wszelkie aktualizacje wprowadzone w toku postępowania
- Precyzyjnie ustalić wymagany rodzaj wynagrodzenia, właściwą stawkę VAT oraz wymóg podania kwot netto lub brutto.
- Uwzględnić kompletny zakres świadczeń, ponieważ pominięcie jakichkolwiek kosztów grozi odrzuceniem oferty.
- Zweryfikować spójność kwot między formularzem głównym a załącznikami cenowymi oraz zgodność zapisu cyfrowego ze słownym.
- Zadać pytanie zamawiającemu w razie jakichkolwiek wątpliwości co do sposobu wyliczenia ceny.
Niedochowanie terminów
Kolejnym, często popełnianym przez wykonawców błędem, jest złożenie oferty po czasie do tego przeznaczonym. Zgodnie z przepisami PZP, niedochowanie terminu do złożenia oferty obliguje zamawiającego do jej odrzucenia, bez możliwości porównania jej z pozostałymi ofertami. Termin ten nie może zostać przywrócony. Zatem wykonawca zobowiązany jest do podjęcia działań związanych ze złożeniem oferty z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by nie uchybić temu terminowi. Oferta złożona po terminie składania ofert traktowana jest jak oferta niezgodna z warunkami zamówienia, które zostały określone przez zamawiającego. Analogicznie traktowane jest złożenie po terminie dokumentów uzupełniających na wezwanie zamawiającego. Skutkuje ono odrzuceniem oferty.
Jak uniknąć tego błędu?
- Śledzić na bieżąco portal zamawiającego i weryfikować w dokumentacji końcową datę oraz godzinę przesyłania pism pod kątem możliwych korekt.
- Utworzyć konto w e-systemie z odpowiednim wyprzedzeniem, a następnie sprawdzić sprawność logowania, wgrywanie właściwych plików i czas trwania procedury.
- Skontrolować ważność e-podpisów oraz Profilu Zaufanego u wszystkich osób upoważnionych do sygnowania dokumentacji.
- Unikać przesyłania zgłoszenia w ostatnich minutach przed zamknięciem naboru, aby zapobiec odrzuceniu oferty wywołanemu awarią sieci, błędem autoryzacji czy przeciążeniem serwera.
Niepoprawna treść dokumentu wadium lub wniesienie wadium po upływie terminu składania ofert
Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł je w sposób nieprawidłowy, lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą, lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku wybrania jego oferty w postępowaniu jako najkorzystniejsza. I w tym względzie najczęstszym błędem, w przypadku wadium pieniężnego, jest niedochowanie terminu wniesienia wadium – niewniesienie go przed upływem terminu składania ofert. Istotne jest bowiem, iż dla wniesienia wadium terminem wiążącym jest moment zaksięgowania kwoty odpowiadającej wysokości wadium na koncie bankowym zamawiającego, a nie tak jak mogłoby się wydawać moment dokonania przelewu. Z kolei w przypadku wadium niepieniężnego najczęstszym błędem jest niezgodność treści dokumentu wadium z przepisami PZP, w szczególności w zakresie terminu obowiązywania wadium, jego kwoty oraz zasad jego zatrzymania i zwrotu. Wadium wnosi się na cały okres związania ofertą i z wyjątkami określonymi w przepisach PZP utrzymuje nieprzerwanie do końca upływu tego terminu. Termin związania ofertą określany jest w dokumentach zamówienia. Może być przedłużony na wezwanie zamawiającego z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium lub wniesieniem nowego, tak by oferta przez cały okres związania ofertą była nim zabezpieczona.
Jak uniknąć tych błędów?
- Wnieść wadium z wyprzedzeniem już na etapie podjęcia decyzji o złożeniu oferty, aby uniknąć sytuacji spóźnionego zaksięgowania środków pieniężnych na koncie bankowym zamawiającego.
- Wskazać podmiot organizujący postępowanie jako jedynego beneficjenta środków.
- Określić w dokumencie wadialnym zabezpieczenia wszystkich przypadków zatrzymania wadium przewidzianych w PZP.
- Opatrzyć dokument wadialny kwalifikowanym podpisem elektronicznym w przypadku, gdy wadium składane jest w innej formie niż pieniądz.
- Upewnić się co do kwoty wskazanej przez zamawiającego w SWZ i ustalić kwotę wadium w tej samej wysokości.
- Podobnie jak w przypadku błędów formalnych, wprowadzić zasadę czworga oczu, aby został on przynajmniej podwójnie zweryfikowany pod kątem formalnym, ponieważ również w tym przypadku nawet niewielki błąd może skutkować odrzuceniem oferty.
Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podlegają ścisłemu reżimowi formalnemu, w którym pełna zgodność z wymogami ustawowymi stanowi podstawowy warunek dopuszczenia oferty do oceny merytorycznej. Jakiekolwiek uchybienie proceduralne lub błąd konstrukcyjny w dokumentacji skutkuje kategorycznym zastosowaniem sankcji odrzucenia oferty na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Minimalizacja ryzyka prawnego wymaga zatem zachowania należytej staranności oraz dogłębnej znajomości praktyki orzeczniczej. W tym względzie wykonawcy ubiegający się o zamówienia publiczne w Katowicach i innych miastach mogą powierzyć przeprowadzenie audytu oferty kancelarii prawnej, która wyeliminuje potencjalne wady formalne i skutecznie zabezpieczy interes wykonawcy w postępowaniu.
Udostępnij
Możliwość komentowania jest wyłączona.
