Koniec z papierowym obiegiem faktur

Komentuje Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska

Urząd Skarbowy zgadza się na rozliczanie podatków na podstawie faktur zarchiwizowanych jedynie w formie elektronicznej. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Brak konieczności przechowywania oryginałów, uproszczenie działania firmy, która może zdigitalizować cały proces obiegu tego typu dokumentów, oraz uwolnienie części przestrzeni biurowej przeznaczonej na archiwum papierowe, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności firmy.

Wizja braku konieczności przechowywania orginału dokumentów faktur, digitalizacja a w konsekwencji oszczędności dla firm to dalej bolączka dzisiejszego przedsiębiorcy. Co Pani o tym sądzi?

Dokumentacja papierowa, mimo wielu ułatwień wprowadzanych stopniowo przez rząd, nadal pozostaje jedną z większych bolączek dzisiejszego przedsiębiorcy. Odpowiednie przechowywanie, kontrola dostępu, czy zarządzanie fakturami, które wymagają pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, to tylko nieliczne przykłady wyzwań w prowadzeniu własnego biznesu. Możliwość dokonywania rozliczeń na podstawie skanów faktur to prawdziwy krok w kierunku pełnej cyfryzacji. Do tej pory większość przedsiębiorstw, po zeskanowaniu faktury, prowadziła także tradycyjne archiwum dla papierowych oryginałów. Była to więc połowiczna digitalizacja – firmy nadal, ze względów prawnych, wolały pozostawić oryginały dokumentów. Teraz koszty w CIT mogą zostać odliczone na podstawie samej cyfrowej kopii faktury, co stanowi bardzo duże ułatwienie dla przedsiębiorców.

O czym jednak warto pamiętać?

Należy jednak pamiętać, że pełna cyfryzacja faktur oznacza konieczność redefinicji i ułożenia od nowa procesów związanych z obiegiem tych dokumentów w firmie oraz implementowania odpowiednich rozwiązań workflow. W ostatnim czasie zauważyliśmy ogromne zainteresowanie naszych klientów tym tematem – popularne stały się platformy ECM, jak np. M-FIles, które wspierają dowolne procesy biznesowe oraz ułatwiają pracę na dokumentach.

O Iron Mountain Polska:

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej i cyfrowej. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Red. Agnieszka Majcher