Zdalne zgromadzenie wspólników – przygotuj na nie swoją spółkę!

Zdalne zgromadzenie wspólników – przygotuj na nie swoją spółkę! Obowiązujące przed epidemią przepisy nie były niestety przygotowane na zmierzenie się z obecnie panującą sytuacją. W celu uniknięcia negatywnych efektów związanych z epidemią, ustawodawca wprowadził szereg rozwiązań, które mają na celu przeciwdziałać paraliżowi decyzyjnemu w spółkach handlowych. Odpowiednie zmiany zostały wprowadzone ustawą z 31 marca 2020 r. w ramach tzw. tarczy antykryzysowej. Na internetowych łamach naszego magazynu zamieszczamy alert prawny przygotowany przez wiodącą firmę audytorską PKF, Członka Klubu Integracji Europejskiej. Będziemy odtąd zamieszczać je regularnie.

Zdalne zgromadzenia wspólników, jakie zmiany wprowadzają nowe przepisy?

Wspomniana ustawa wprowadziła do Kodeksu spółek handlowych zmiany zmierzające do ułatwienia organizowania zdalnych zgromadzeń w spółkach kapitałowych.

Zgromadzenia wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i walne zgromadzenia akcjonariuszy w spółkach akcyjnych, przed wprowadzeniem nowych przepisów związanych z epidemią COVID-19 – mogły odbywać się zdalnie tylko w przypadku, gdy przewidywała to umowa lub statut spółki. Po wprowadzonych zmianach zdalne zgromadzenia są możliwe, jeżeli umowa lub statut spółki wprost nie wyłączają takiego rozwiązania. Wprowadzone zmiany w Kodeksie spółek handlowych pozwalają więc na wdrożenie zdalnych zgromadzeń także w spółkach, które wcześniej nie przewidziały takiego trybu w treści umowy spółki lub statutu. Jeżeli w Twojej spółce istnieją unormowania, które wykluczają takie działania, to skontaktuj się z nami – przygotujemy odpowiednie zmiany w umowach/statutach, które umożliwią odbywanie zgromadzeń w formie zdalnej.

Zdalne odbywanie zgromadzeń wspólników – co to oznacza w praktyce?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych mówią o udziale w zgromadzeniu, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”. Co to oznacza w praktyce? Chociaż ustawodawca bezpośrednio nie wyjaśnia nam definicji tego pojęcia, to jednak zasadnym wydaje się skorzystanie z definicji środków komunikacji elektronicznej, znajdującej się w ustawie z 18 lutego 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej. W przypadku odbywania zgromadzeń w spółkach kapitałowych – pojęcie to jest jednak zawężone do dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób, które uczestniczą w zgromadzeniu. Osoby biorące udział w zdalnym zgromadzeniu muszą więc posiadać możliwość wypowiadania się w czasie rzeczywistym, w toku obrad, a także mieć możliwość oddawania głosu nad dyskutowanymi uchwałami. Na gruncie powyższego należy uznać, że nie będzie możliwe odbywanie zdalnych zgromadzeń za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale będzie już dopuszczalne użycie telefonów czy aplikacji pozwalających na przeprowadzenie wideokonferencji. Zdalne odbywanie zgromadzeń będzie także możliwe za pośrednictwem komunikatorów internetowych.

Zdalne zgromadzenia wspólników – jakie wymogi należy spełnić?

Ustawa wprowadza również szereg innych wymogów, które muszą zostać spełnione, aby odbywać zgromadzenia w formie zdalnej. Pierwszym z nich jest podjęcie decyzji w tej kwestii przez podmiot zwołujący zgromadzenie oraz zamieszczenie odpowiednich informacji w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia. Drugi wymóg to przygotowanie specjalnego regulaminu, którego celem jest unormowanie zasad udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki regulamin jest określany przez radę nadzorczą – natomiast w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które nie posiadają rady nadzorczej – przez zgromadzenie wspólników. Należy podkreślić, że samo uchwalenie regulaminu nie może odbyć się w sposób zdalny, jednakże ustawa przewiduje możliwość przyjęcia regulaminu uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia. Należy więc zadbać o przygotowanie i wdrożenie odpowiednich procedur. Specjaliści z zespołu PKF Consult przeprowadzą Cię przez cały proces związany ze zdalnym odbywaniem zgromadzeń oraz przygotują niezbędne regulaminy i dokumenty.

Co w przypadku tajnego głosowania?

Ustawodawca nie wyłączył wymogu zachowania tajności głosowania w przypadku odbywania zdalnych zgromadzeń. Komunikacja elektroniczna wspólników spółki powinna odbywać się w taki sposób, aby możliwe było spełnienie tego warunku, w przypadku, gdy podjęcie danej uchwały wiąże się z tajnym głosowaniem. Wymogiem zachowania tajności głosowania są objęte m.in. głosowanie związane z powołaniem lub odwołaniem członków organów, pociągnięcie ich do odpowiedzialności, a także określenie wynagrodzenia członków zarządu, udzielenie absolutorium czy wyrażenie zgody na działalność konkurencyjną. Głosowania tajne przeprowadza się także w przypadku, gdy wystąpi z takim wnioskiem wspólnik spółki. W przypadku zorganizowania zdalnego zgromadzenia, wymagane jest więc zastosowanie takich środków, które umożliwią przeprowadzenie głosowania w sposób tajny.

Funkcjonowanie zarządu i rady nadzorczej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółkach akcyjnych

Przed wprowadzeniem nowych przepisów głosowanie nad uchwałami rady nadzorczej w spółkach kapitałowych mogło odbywać się w sposób zdalny, jedynie w przypadku, gdy umowa spółki lub statut zezwalały na takie rozwiązanie. Również w tym przypadku nowelizacja „odwróciła” tą zasadę. Aktualnie odbywanie posiedzeń zarówno rady nadzorczej, jak i zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest możliwe, jeżeli umowa/statut spółki nie wyłączają takiego rozwiązania. Natomiast jeżeli umowa lub statut „milczą” w temacie zdalnego odbywania posiedzeń, istnieje możliwość skorzystania z tej formy.

Jeżeli zapisy istniejące w Państwa spółkach wyłączają możliwość odbywania posiedzeń organów kolegialnych w formie zdalnej – również jesteśmy do dyspozycji, aby pomóc Państwu wprowadzić takie rozwiązanie.

Spółki osobowe – jak tutaj wygląda sytuacja?

Dużo większą swobodą w zakresie podejmowania uchwał charakteryzują się spółki osobowe. Kodeks spółek handlowych nie przewiduje w tym zakresie obowiązku odbywania bezpośrednich zgromadzeń czy zebrań, nie jest także wymagane pisemne dokumentowanie uchwał. W związku z tym, zarówno przed jak i po wspomnianej nowelizacji, spotkania wspólników spółek osobowych mogą odbywać się zdalnie, np. za pośrednictwem wideokonferencji. Oczywiście, odmienne zapisy może zawierać umowa spółki. Ponadto spółki, które zostały założone za pośrednictwem S24 mają do dyspozycji szereg uchwał, które mogą podejmować w systemie teleinformatycznym z wykorzystaniem profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami:

Eksperci PKF