Twoja maksymalna efektywność w kreowaniu spotkań!

Twoja maksymalna efektywność w kreowaniu spotkań! Kilka cennych wskazówek. Optymalizacja, tak powszechna, zwłaszcza w dzisiejszych czasach sprawiła, że w dynamicznie rozwijających się firmach w coraz większym stopniu docenia się wartość czasu poświęcanego na zebrania i spotkania pracowników.

Liderzy chętnie sięgają po narzędzia oraz metody zarządzania spotkaniami, tak aby były inwestycją w budowanie relacji, a nie kosztem zmarnowanego czasu. Co zatem można zrobić, by faktycznie wspierały one komunikację, współpracę i kreatywność?

Gospodarka zorientowana na relacje (relationship‑centric economy) to obserwowana od pewnego czasu istotna zmiana w podejściu do współpracy z klientami. Doświadczenia wielu firm i organizacji pokazują, że do osiągnięcia sukcesu biznesowego niezbędne jest zaszczepienie wewnątrz firmy kultury organizacyjnej opartej na budowaniu relacji.

Tylko osoby wzajemnie się szanujące, słuchające swoich opinii i znające swoje potrzeby będą podobnie traktować klientów. Będą wiedzieć, że relacje są ważne, a zaufanie buduje się długoterminowo.

Ten nowy model współpracy, niestety, nie przystaje do rzeczywistości, w której szacunek do czasu pracowników uczestniczących w spotkaniach jest rzadko spotykany.

Ekspert Steven Rogelberg w artykule Szanuj czas pracowników — przedstawił niepokojące wnioski. Amerykańscy menedżerowie spędzają średnio 23 godziny w tygodniu na zebraniach, z czego aż osiem godzin upływa bezproduktywnie.

Autor dodaje, że wartość zmarnowanego na bezowocnych spotkaniach czasu osiąga astronomiczną sumę 30 miliardów dolarów rocznie — nie licząc przy tym kosztu, jaki tworzy niewykonywanie generującej przychody i pobudzającej kreatywność pracy.

Nieudane spotkania prowadzą do większego niezadowolenia i frustracji, co dodatkowo obniża produktywność zespołu. Konsekwencje tego faktu dotkliwie odczuwa pracodawca, ponieważ zwiększa się rotacja pracowników.

Nie da się ukryć, że to, jak są prowadzone spotkania, ma ogromny wpływ na pozostałe zadania pracowników, w szczególności na jakość wykonywanych obowiązków i współpracę w zespołach. Liderzy rynku nieuchronnie stają więc przed z pozoru prostym zadaniem: jak i w jakiej formie zorganizować spotkanie współpracowników?

Zanim zwołasz spotkanie – zaplanuj je!

Kiedy czeka nas spotkanie z klientem lub inne działanie biznesowe, to większość z nas poświęca dużo czasu na przygotowanie prezentacji i ćwiczenia. Natomiast kiedy organizujemy spotkanie wewnętrzne, to mało kto zdaje sobie sprawę, że do niego również należy się dobrze przygotować.

Spotkanie firmowe, zwłaszcza w większej organizacji, jest bardzo zbliżone do eventu — ma cel, agendę, miejsce oraz plan. Chcemy, żeby nasze działanie było efektywne. Najważniejsze to ustalić i przekazać wszystkim uczestnikom cel, dla którego zamierzamy się spotkać. Każdy będzie mógł spokojnie przemyśleć zadany temat i zapoznać się z potrzebnymi danymi. Ta praktyka w dużym stopniu przyczyni się do większego zorientowania uczestników w tematyce spotkania, które w konsekwencji przebiegałoby szybciej i sprawniej.

Dobrym zwyczajem jest poproszenie uczestników o komentarz i uwagi dotyczące omawianych kwestii. Prowadzący może uwzględnić te informacje w docelowej agendzie. Jeśli damy uczestnikom możliwość wpływu na przebieg spotkania, to zwiększymy poziom ich zaangażowania.

Zaproś tylko tych, co trzeba

Mając jasno wyznaczony cel, ułatwiamy sobie wybór właściwych osób do zaproszenia. To nie jest trywialna kwestia, ponieważ dobrze przemyślana lista gości — okrojona do absolutnie niezbędnych osób — pozwoli na sprawne podjęcie właściwych decyzji. Spotkanie ze zbyt dużą liczbą uczestników jest kakofonią głosów i próżniactwem społecznym.

Niektóre osoby próbują minimalizować swój wysiłek i ukryć się w tłumie. Bardzo często dzieje się tak, ponieważ nie wiedzą, jaką wartość ma ich udział w zebraniu. Jak więc zdecydować o tym, kto powinien przyjść na spotkanie?

Wszystko zależy od celu spotkania, który naturalnie powinien zasugerować udział odpowiednich uczestników. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór osób, które mają kompetencje do podejmowania decyzji w danym temacie lub cieszą się dużym wpływem w organizacji.

Potrzebujesz spotkania czy innej formy wymiany opinii

W każdej firmie marnotrawstwo czasu jest ogromnym problemem, nierzadko związanym z nieefektywnymi spotkaniami. Duże organizacje, w których pracuje ponad 250 osób, na ogół działają w kilku lokalizacjach, przez co częste prowadzenie spotkań bywa trudne. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem mogą być telekonferencje. Sprzyja temu także aktualny czas pandemii. Takie video-eventy redukują koszty, zmniejszają logistykę, ale pamiętajmy, że w ich trakcie nigdy nie mamy pewności, czy wszyscy uczestnicy są skupieni na przekazie. Telekonferencja często kończy się złudnym poczuciem, że została podjęta decyzja, podczas gdy w jej trakcie część uczestników załatwia sprawy prywatne.

Trudniejsze, ale zdecydowanie bardziej skuteczne jest zorganizowanie spotkania (w formie eventu). Jest to bardzo dobra przestrzeń do przekazania ważnych informacji, zebrania opinii, budowania relacji w grupie. W tym przypadku musimy zwrócić uwagę na koszty związane z dobrą komunikacją i organizacją wydarzenia.

Dla efektywności spotkania duże znaczenie może mieć miejsce, w jakim je odbywamy. Regularne zebrania, często odbywające się tydzień w tydzień w tym samym miejscu i o tej samej porze, usypiają i promują bierność wśród uczestników. Specjaliści radzą, by przenieść spotkanie w inne miejsce, zmienić jego porę z popołudniowej na poranną, eksperymentować z niestandardowymi przedziałami czasu (takimi jak 50 minut zamiast godziny) lub zmienić sposób usadzenia uczestników, aby każdy znalazł się obok lub naprzeciwko innego niż zazwyczaj współpracownika. W przypadku małych grup warto zerwać z rutyną i odbyć rozmowę na przykład podczas spaceru albo aktywności sportowej.

Utrzymaj kontrolę nad przebiegiem spotkania

Aby nadać spotkaniom odpowiedni rytm, powinniśmy prowadzić je w podziale na bloki odpowiadające kolejnym punktom agendy. Warto także, by spotkanie rozpoczynać od weryfikacji każdego z punktów agendy, nawet jeśli została stworzona we współpracy z uczestnikami.

Pamiętajmy, że częstym celem spotkania jest podjęcie decyzji biznesowej. Jeśli zależy nam na szybkim uzyskaniu opinii w kwestii z góry określonych rozwiązań, to lepiej posłużyć się ankietą, w której uczestnicy mogą wyłącznie decydować pomiędzy dopuszczonymi scenariuszami.

Pierwsza rada: dobrą praktyką, którą mogliby stosować liderzy, jest proszenie uczestników o pytania, nie o komentarze. Jest taka prawidłowość, że osoby mające sformułować pytanie są w tym znacznie bardziej precyzyjne niż te, które chcą się po prostu wypowiedzieć.

Druga rada dotyczy poświęcenia czasu pod koniec spotkania na jego ocenę. Przy regularnych zebraniach wystarczy odpowiedzieć na dwa pytania:

> Co zrobiliśmy dobrze?
> Co chcielibyśmy zrobić inaczej przy okazji kolejnego spotkania?

Zadbaj o spójną komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną

Im większa organizacja, tym więcej pojawia się wyzwań związanych z dobrą komunikacją wewnętrzną. Pracownicy firm mają problem z określeniem ważności informacji. Jakie komunikaty przekazać pocztą elektroniczną, jakie — newsletterem, a które należy przekazać podczas spotkania? W wielu przypadkach wystarcza jednokierunkowa komunikacja, choć wówczas nie mamy pewności, czy odbiorcy zrozumieli przekazane treści. Z pomocą w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej przychodzą spotkania i narzędzia wspierające ich organizację.

Badanie Gallagher’s State of the Sector of Internal Communication przeprowadzone przez firmę konsultingową Gallagher w 2021 roku pokazuje, że aż 60% objętych nim firm z Kanady i Stanów Zjednoczonych nie ma żadnej długofalowej strategii komunikacji wewnętrznej.

Z tego samego badania wynika, że 23% badanych używa aplikacji mobilnych w komunikacji, a 67% planowało zwiększenie ilości ich zastosowań w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Tego rodzaju aplikacje powinny jednak być dopasowywane do konkretnych potrzeb firmy.

W budowaniu kultury organizacyjnej niezwykle ważne jest umożliwienie pracownikom tworzenia relacji, ich poczucie wpływu na kształt organizacji oraz poprawna komunikacja. Odpowiednio przygotowane spotkania i eventy wsparte właściwą technologią są kluczowym elementem w kreowaniu dojrzałej i innowacyjnej organizacji realizującej swoje cele biznesowe. We współczesnym biznesie, tak mocno zorientowanym na relacje — event marketing oraz wykorzystanie spotkań wewnętrznych, jak i zewnętrznych do rozwoju firmy są ważnymi częściami strategii rozwoju firm. Warto o tym pamiętać!

dr Marek Wojciechowski | psycholog biznesu