Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Z roku na rok liczba zakładanych spółek rośnie w bardzo szybkim tempie. Co prawda obecnie jest możliwa również nowa forma prowadzenia działalności gospodarczej, mianowicie prosta spółka akcyjna. Jednakże biorąc pod uwagę, że jest to zupełnie nowe rozwiązanie i nie wszystkie jego elementy są już znane, ja osobiście zalecałabym wstrzymanie się od zakładania działalności w tej właśnie formie.

Małgorzata Lewandowska

Co po JDG?

Warto tutaj wskazać, że jednoosobowa działalność gospodarcza, zaraz po spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, jest drugą co do frekwencji formą prowadzenia biznesu w Polsce.

Nie dziwi zatem fakt, że bardzo często osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w trakcie rozwoju swojego przedsiębiorstwa zastanawiają się nad przekształceniem tej formy w spółkę z o.o. Jest to możliwość prawnie dozwolona – JDG można przekształcić w spółkę kapitałową. Istnieją wymagania, które muszą zostać spełnione, aby do takiego przekształcenia mogło w ogóle dojść.Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość przekształcenia formy prawnej przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową. W trakcie przekształcenia dochodzi do sukcesji praw i obowiązków. Tuż po przekształceniu nie ma żadnych przewidzianych prawem przeszkód, aby jednoosobowa spółka kapitałowa stała się spółką wieloosobową.

Jedno z podstawowych pytań, jakie pojawia się przy analizowaniu przekształcenia brzmi: z jakiego powodu przedsiębiorcy się na nie decydują? Odpowiedzi tutaj z pewnością może być tak wiele, jak wiele jest motywacji. Jednak najbardziej podstawowe mechanizmy kierujące przedsiębiorcami przy takiej zmianie dotyczą przede wszystkim rozwoju gospodarczego firmy. Bardzo często jednoosobowa działalność gospodarcza zaczyna osiągać na tyle duże obroty i przychody, że rozważenie innej formy działalności staje się niewskazane. Nie ma co się oszukiwać, nikt nie ma wątpliwości, że inaczej w obrocie gospodarczym postrzegana jest JDG, a inaczej przedsiębiorstwo prowadzone w formie spółki z o.o., zwłaszcza jeżeli rozważamy ekspansję na rynki zagraniczne. W niektórych przypadkach skala prowadzonej działalności wraz ze wzrostem klientów i zamówień determinuje konieczność powiększenia jej zakresu. Wówczas, biorąc pod uwagę rozmiar inwestycji, rozważa się zmianę formy.

Jeżeli chodzi o dalsze motywacje albo też inne powody kierujące przedsiębiorcami w zakresie przekształcenia, moim zdaniem kwestie dotyczące opłacania składek ZUS nie powinny tutaj być brane pod uwagę. Owszem, przy prowadzeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ZUS w niektórych sytuacjach nie jest wymagany, jednak próba uzasadnienia zmiany formy prowadzenia działalności niepłaceniem składek jest w mojej ocenie infantylna.

W tym temacie jednak zachęcam do obejrzenia filmu na moim kanale na YouTube – Małgorzata Lewandowska – by uzyskać odpowiedzi na pytanie, czy wybrać jednoosobową działalność gospodarczą, czy też spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak to zrobić krok po kroku?

Niewątpliwie bardzo ważnym elementem jest rozważenie kwestii odpowiedzialności finansowej za prowadzoną działalność. Zupełnie inaczej kształtuje się odpowiedzialność jednoosobowej działalności gospodarczej i właściciela firmy w odniesieniu do kwestii wspólników działających w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kwestia dotycząca odpowiedzialności zarządu to już zupełnie odrębny temat, niemniej bardzo istotny i warty rozważenia.Przy analizowaniu przekształcenia działalności w spółkę z o.o. należy wziąć pod uwagę przede wszystkim pewne elementy, które muszą zostać spełnione, aby do takiego przekształcenia doszło. Można usystematyzować przebieg przekształcania w osiem podstawowych działań.

Krok pierwszy

Należy się udać do profesjonalisty. Przede wszystkim swoją decyzję powinno się skonsultować z adwokatem i doradcą podatkowym. Pamiętajmy, że jest to decyzja bardzo poważna i w znacznym stopniu wpływająca na prowadzony przez nas biznes. Zarówno pierwszy, jak i drugi wyjaśni nam po kolei, na czym polega przekształcenie, z jakiego powodu się je wykonuje oraz jakie elementy w naszym przypadku muszą zostać spełnione, aby w ogóle do przekształcenia doszło. Eksperci ci z pewnością ocenią, czy nasza działalność nadaje się do przekształcenia, czy być może istnieje tutaj inne rozwiązanie pozwalające osiągnąć zamierzony rezultat. Najważniejsza w prowadzeniu działalności gospodarczej, niezależnie od jej formy, jest funkcja celu. Zawsze musimy zadać sobie pytanie, jaki cel chcemy osiągnąć i jaki rezultat nas interesuje.

Krok drugi

Następnie przygotowujemy plan przekształcenia, który musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego. Forma ta jest przewidziana prawem, co znaczy, że inny kształt dokumentu spowoduje nieważność tego planu. Nasuwa się tutaj pytanie, co powinno znaleźć się w takim akcie przekształcenia. Przede wszystkim musimy ustalić wartość bilansową majątku jednoosobowej działalności gospodarczej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Bardzo ważne jest, by pamiętać, że do planu przekształcenia należy dołożyć niezbędne dokumenty, takie jak: na przykład projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projekt aktu założycielskiego spółki przekształcanej czy wycena składników majątku. Koniecznym jest dołączenie również innych, bardziej specjalistycznych dokumentów, których na potrzeby tego artykułu wymieniać nie będę.

Krok trzeci

Teraz czeka nas uzyskanie opinii biegłego rewidenta. Plan przekształcenia działalności musi zostać zlecony profesjonalnemu podmiotowi, który bada poprawność i rzetelność przygotowanego dokumentu. Sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy (wydział gospodarczy KRS) wyznaczy biegłego i określi jego wynagrodzenie. Do wniosku koniecznie należy dołączyć plan przekształcenia wraz z załącznikami. Biegły rewident ma maksymalnie dwa miesiące od dnia wyznaczenia go przez sąd na napisanie opinii i złożenie jej wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy.

Krok czwarty

Kolejnym ruchem jest złożenie oświadczenia o przekształceniu. Przy czym należy pamiętać, że musi ono również zostać sporządzone w formie aktu notarialnego, a co za tym idzie, musimy udać się do notariusza, który, podobnie jak w przypadku planu przekształcenia, sporządzi nam oświadczenie o przekształceniu w odpowiedniej formie aktu notarialnego. W oświadczeniu takim musi zostać zawarty szereg informacji, między innymi rodzaj nowej spółki, wysokość kapitału zakładowego czy imiona i nazwiska członków zarządu. O ile rodzaj nowej spółki, który tutaj przedstawiam, jest oczywisty, ponieważ chodzi o spółkę z o.o., to warto zastanowić się, czy kapitał, który zamierzamy dla spółki stworzyć, powinien być minimalny, czyli aktualnie wynosić 5000 zł, czy też warto zastanowić się nad możliwością zwiększenia go. Należy w tym miejscu podkreślić, że zwiększenie kapitału spółki może odbyć się także poprzez inkorporowanie do spółki składników niematerialnych. Natomiast przy ustalaniu osób wchodzących w skład zarządu sp. z o.o., warto zastanowić się nad kwestią ich udziału w zakresie odpowiedzialności cywilnej i karnej.

Krok piąty

Dalszym elementem przedmiotowo istotnym w kwestii przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę jest stworzenie i podpisanie umowy spółki. O ile możliwe jest stworzenie umowy spółki ze wzorców ogólnie dostępnych, ja gorąco namawiam, aby w sytuacji zakładania sp. z o.o. rozważyć możliwość dostosowania umowy do indywidualnych potrzeb przekształcanego podmiotu. Jest wiele elementów, które należy wziąć pod uwagę przy konstruowaniu umowy spółki. Pamiętajmy ponadto – jeżeli skorzystamy ze wzorca ogólnie dostępnego, wszelkie zmiany, których będziemy później chcieli dokonać w jakimkolwiek zakresie, będą wymagały ponownego złożenia i opłacenia wniosku o wpis do KRS. Ostatecznie zatem warto rozważyć, czy po prostu jest to finansowo opłacalne.

Krok szósty

Po umowie spółki nadchodzi moment złożenia wniosku o rejestrację w KRS. Przede wszystkim należy pamiętać, że wspomniany dokument musi zostać złożony w odpowiednim czasie. Aktualnie od 1 lipca 2021 roku wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokonywany jest online – od pobrania odpowiednich formularzy z internetu do załączenia dokumentów spółki. Pamiętajmy, że jest to system nowy, niełatwy w obsłudze, w zależności od naszych umiejętności cały proces może potoczyć się różnie. Spółka może rozpocząć swoje działanie wtedy, kiedy zostanie wpisana do rejestru przedsiębiorców. Bez tego wpisu nie może funkcjonować.

Krok siódmy

Kolejnym etapem zarejestrowania spółki jest złożenie dokumentów podatkowych do właściwego, ze względu na siedzibę spółki, urzędu skarbowego. W tym miejscu warto się zastanowić, czy spółka ma być czynnym płatnikiem podatku VAT. To zadanie najlepiej zlecić księgowemu zaznajomionemu z sytuacją finansową naszego przedsiębiorstwa. Unikniemy w ten sposób wielu przykrych niespodzianek i błędów.

Krok ósmy

Na koniec należy wziąć pod uwagę powiadomienie wszelkich urzędów i kontrahentów o zmianie rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Ja bardzo często rekomenduję swoim klientom, aby przeanalizowali, czy ich kontrahenci mogą współpracować z nimi w formie spółki, a jeśli są w stanie kontynuować współpracę, to na jakich warunkach. Pamiętajmy, że niektóre działalności posiadają licencje, zezwolenia i pozwolenia wydane właśnie na te działalności. Zmiana formy prawnej prowadzenia działalności może spowodować konieczność ponownego ubiegania się o udzielenie zezwoleń czy też licencji. Warto tę czynność przeanalizować na samym początku naszej przygody z przekształceniem działalności.

Czas i pieniądze

Ważnymi aspektami, które niewątpliwie należy wziąć pod uwagę, są koszty i czas potrzebny do sfinalizowania tego procesu. O ile koszty przekształcenia mogą się różnić w zależności od etapu, na jakim będziemy chcieli skorzystać z profesjonalnej obsługi i wsparcia, o tyle czas przekształcenia jest mniej więcej w każdym przypadku bardzo zbliżony. Jak wynika z mojego doświadczenia, przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę zajmuje około pół roku przy założeniu, że wiele dokumentów musi zostać sporządzonych przez biegłego rewidenta czy też notariusza. Niektóre czynności bardzo ściśle uzależnione są od rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy. Warto zatem pamiętać, że nie jest to czynność, którą można wykonać z dnia na dzień.

Nie w każdym przypadku przekształcenie jest jedynym rozwiązaniem w zakresie prowadzonej przez nas działalności. Tak jak pisałam wcześniej, warto każdorazowo przedyskutować to z profesjonalistą, który zajmuje się przekształceniami jednoosobowych działalności gospodarczych w spółki. Czasami rozwiązanie leży zupełnie gdzie indziej, niż klient by sobie tego życzył, ale to już temat na zupełnie inny artykuł.