Praca zdalna – co jest w projekcie ustawy

W dniu 19 maja 2021 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji[1] opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy[2] Głównym celem projektu jest wprowadzenie do Kodeksu pracy[3] pojęcia pracy zdalnej oraz uregulowanie zasad jej świadczenia. Poniżej przedstawiamy Państwu zestawienie dziesięciu najważniejszych założeń Projektu.

1. Wprowadzenie pracy zdalnej oraz uchylenie przepisów dotyczących telepracy

Ustawodawca proponuje uchylenie przepisów dotyczących świadczenia pracy w formie telepracy (art. 67⁵–art. 67¹⁷ Kodeksu pracy) i zastąpienie ich nową formą świadczenia pracy na odległość – pracą zdalną. Nowa regulacja zostanie wprowadzona poprzez dodanie art. 67¹⁸–art. 67³³ Kodeksu pracy.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu[4], zdecydowano się na taki zabieg legislacyjny ze względu na większą elastyczność projektowanych przepisów dotyczących pracy zdalnej w stosunku do tych obecnych – regulujących telepracę.

2. Pojęcie pracy zdalnej

Zgodnie z projektem przez pracę zdalną rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (projektowany art. 67¹⁸ Kodeksu pracy).

Powyższe oznacza, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu, jak i częściowo (np. 3 dni w tygodniu w miejscu zamieszkania pracownika, a 2 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy). Ustawodawca kładzie nacisk na to, by miejsce świadczenia pracy zdalnej każdorazowo było ustalane z pracodawcą i przez niego zaakceptowane. Jak wskazano w uzasadnieniu Projektu: „pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeśli jego miejsce świadczenia pracy nie zostało wskazane przez pracodawcę i uzgodnione z pracownikiem (w umowie o pracę) lub nie zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy.”

3. Zakaz powierzania prac określonego rodzaju

Zgodnie z projektowanym art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy, pracodawca nie będzie mógł powierzyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną wykonywania następujących prac:

szczególnie niebezpiecznych,
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina,
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

4. Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej

Projektowany art. 67¹⁹ Kodeksu pracy stanowi, że uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak również już w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienie może nastąpić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.

Zgodnie z intencją ustawodawcy, zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować w szczególności fakt wykonywania pracy zdalnej, wskazanie czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej.

Ustawodawca określa również przypadki, w których jedna ze stron stosunku pracy może „narzucić” drugiej świadczenie pracy w formie pracy zdalnej. Zgodnie z projektowanym art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy, praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe,

– jeżeli pracownik złoży uprzednio w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Jednocześnie pracodawca będzie uprawniony do cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie.

Co więcej, pracodawca będzie zobowiązany do uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej pracownika:

będącego rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu[5],
będącego rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
będącego rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych[6],
wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Zgodnie z projektowanym art. 67²²Kodeksu pracy zarówno pracownik, jak i pracodawca będzie uprawniony w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej, do wystąpienia do drugiej strony z wiążącym wnioskiem o przywrócenie wykonywania pracy w trybie stacjonarnym. Jeżeli natomiast pracownik złoży taki wniosek po upływie 3-miesięcznego terminu, pracodawca powinien – w miarę możliwości – taki wniosek uwzględnić. W przypadku braku zgody stron stosunku pracy, przywrócenie przez pracodawcę poprzednich warunków wykonywania pracy będzie mogło nastąpić wyłącznie w trybie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy (art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy).

5. Zasady wykonywania pracy zdalnej

Projektowany art. 67²⁰Kodeksu pracy przewiduje, że zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane:

w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi (dalej: „Porozumienie”) – w przypadku, gdy u pracodawcy działają takie organizacje,
w regulaminie przyjętym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników (dalej: „Regulamin”) – w przypadku, gdy nie dojdzie do zawarcia Porozumienia albo u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, lub
w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem – gdy nie zostało zawarte Porozumienie albo nie został wydany Regulamin.

W projektowanym art. 67²⁰ust. 6 Kodeksu pracy określono minimalny zakres przedmiotowy Porozumienia, Regulaminu oraz polecenia lub porozumienia w sprawie pracy zdalnej. Powinny one określać
w szczególności:

grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną (wymóg nie dotyczy polecenia lub porozumienia
z pracownikiem w sprawie pracy zdalnej),
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, gdy pracownik do wykonywania pracy zdalnej używa materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę, lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną,
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

6. Ochrona pracownika świadczącego pracę zdalną

Projekt przewiduje również regulacje chroniące pracownika przed dyskryminacją ze względu na świadczenie pracy zdalnej. W tym zakresie ustawodawca proponuje wprowadzenie następujących przepisów:

67²³ Kodeksu pracy, zgodnie z którym odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę zdalną, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na zasadach określonych w projektowanych przepisach, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę,
67²⁹ Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej; pracownik nie może być również dyskryminowany w inny sposób z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również odmowy wykonywania takiej pracy.

7. Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną pracownika

Projekt przewiduje nałożenie na pracodawców następujących obowiązków w związku ze świadczeniem przez pracowników pracy zdalnej (projektowany art. 67²⁴ Kodeksu pracy):

dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w Porozumieniu, Regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem; obowiązek pokrycia wymienionych powyżej kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną,
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
określenie zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,
umożliwienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Antycypując ewentualne wątpliwości na gruncie prawa podatkowego, ustawodawca w projektowanym art. 67²⁵Kodeksu pracy wskazał, że dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[7].

Z uwagi na to, że pracodawca nie ma wpływu na wiele czynników środowiska pracy zdalnej, ustawodawca w projektowanym art. 67³¹ Kodeksu pracy zwalnia pracodawców z następujących obowiązków:

określonego w art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy, dotyczącego organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem,
określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy, dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy,
określonego w art. 233 Kodeksu pracy, dotyczącego zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.

8. Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej

Zgodnie z projektem, pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika na zasadach określonych w Porozumieniu, Regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Kontrola powinna być przeprowadzona w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika.

Pracodawca ma obowiązek dostosować sposób przeprowadzenia kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Co więcej, wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

9. Okazjonalna praca zdalna

Obok pracy zdalnej, Projekt wprowadza również całkowicie inną instytucję tzw. „okazjonalnej pracy zdalnej” (projektowany 67³³ Kodeksu pracy). Polega ona na wykonywaniu pracy zdalnej okazjonalnie, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca natomiast powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej.

W uzasadnieniu Projektu wskazano, że: „jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która z uwagi na swój szczególny charakter (tj. incydentalność jej wykonywania, fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika) została unormowana w sposób odmienny. (…) taka praca zdalna znajdzie zastosowania w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych interesem (potrzebą) pracownika. Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny, czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejsce wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych – które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej”.

Z uwagi na incydentalność takiej pracy, leżący wyłącznie po stronie pracownika interes w jej wykonywaniu, a także niewielkie koszty ponoszone przez pracownika, ustawodawca zaproponował wyłączenie stosowania do okazjonalnej pracy zdalnej przepisów art. 67¹⁹–67²⁴, art. 67²⁸ oraz art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej. Wyłączone przepisy dotyczą w szczególności:

ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej w Porozumieniu lub Regulaminie,
możliwości wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej,
obowiązku pracodawcy dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy,
przeprowadzania przez pracodawcę kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

10. Data wejścia w życie

Ustawodawca proponuje wejście w życie projektowanych regulacji po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem COVID-19, a w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem COVID-19 – po upływie miesięcy od dnia odwołania tego stanu na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

Powyższe rozwiązanie wynika z tego, że na mocy art. 3 Tarczy antykryzysowej[8], pracodawca, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, ma możliwość polecenia pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego świadczenia. Zamiarem ustawodawcy jest zatem płynne przejście z pracy zdalnej regulowanej przepisami Tarczy antykryzysowej na pracę zdalną regulowaną przepisami Kodeksu pracy.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się, w jaki sposób możesz przygotować siebie i swój zakład pracy do wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej. Nasi specjaliści:

wyjaśnią Państwu zasady świadczenia pracy zdalnej,
zaproponują Państwu projekty umów o pracę zdalną,
pomogą Państwu sporządzić niezbędne porozumienia i regulaminy z zakresu prawa pracy.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami

Agnieszka Chamera
Partner
Doradca Podatkowy nr 10220
telefon 609 331 330
agnieszka.chamera@pkfpolska.pl

Agnieszka Mrozowicka

Adwokat (WAW/Adw/3750)
telefon 601 831 776
agnieszka.mrozowicka@pkfpolska.pl

[1] https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12347251, dostęp na dzień: 28.05.2021 r.

[2] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12346911/12789150/12789151/dokument503604.pdf, dostęp na dzień: 28.05.2021.

[3] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.).

[4] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12346911/12789150/12789151/dokument503606.pdf, dostęp na dzień: 28.05.2021.

[5] Projektowany przepis odnosi się do zaświadczeń wydawanych na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1329).

[6] Projektowany przepis odnosi się do opinii i orzeczeń uregulowanych w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 910 z późn. zm.).

[7] Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.).

[8] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. poz. 1842 z późn. zm.).