Platforma workflow – czym jest i jak działa?

W dosłownym tłumaczeniu workflow to przepływ pracy, a ściślej mówiąc informacji w firmie. To rodzaj zarządzania procesami biznesowymi, który skupia się na digitalizacji i wspiera, a nawet całkowicie zastępuje obieg papierowy, obiegiem elektronicznym. Cyfryzacja pozwala firmom osiągnąć wiele korzyści, w tym zwiększyć efektywność pracy, poprawić efekty i zwiększyć automatyzację procesów (głównie obiegu dokumentów).

Optymalizacja działań biznesowych – w kierunku workflow

Jeśli chcesz budować silną pozycję na rynku i przewagę konkurencyjną, powinieneś dopasować działania swojej firmy do obowiązujących trendów, a nawet je wyprzedzać. Workflow to wszystkie działania optymalizujące procesy biznesowe. Odbywa się to za sprawą programów do obiegu dokumentów, do digitalizacji dokumentów, elektronicznego obiegu faktur, skanowania OCR. Każda firma może zastosować je w takim zakresie, jakiego potrzebuje do sprawnego działania i świadczenia usług swoim klientom. Platforma workflow to także archiwum, w którym można przechowywać dokumenty i udostępniać je w wybranym zakresie, konkretnym osobom. Przejście od dokumentów papierowych do cyfrowych odbywa się wieloetapowo.

Etapy wdrożenia platformy worflow i wprowadzenia zmian w zarządzaniu procesami w przedsiębiorstwie

System workflow prowadzący do pełnej automatyzacji procesów biznesowych jest wdrażany stopniowo, etapami. Można wyróżnić następujące kroki wspierające zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie:

digitalizacja dokumentów,
archiwizacja dokumentów,
nadanie indywidualnych dostępów poszczególnym pracownikom w przewidzianym zakresie (przeglądanie, edycja itd.),
wdrożenie narzędzi do podpisu elektronicznego,
korzystanie z programu do obiegu dokumentów w bieżącej pracy.

Platforma workflow służy grupom pracowników, wspomagając wspólną pracę nad projektami, jak również pomaga grupować, porządkować dane i dbać o ich bezpieczeństwo.

Zalety z wdrożenia systemu workflow – postaw na elektroniczny system zarządzania dokumentami

Jeżeli zastanawiasz się nad zasadnością stosowania platformy workflow, te argumenty na pewno Cię przekonają. Przede wszystkim cyfryzacja dokumentów znacznie lepiej chroni je i pozwala ściślej kontrolować, kto ma do nich dostęp. Ułatwia gromadzenie i analizowanie danych, a także przekazywanie ich i współdzielenie, co jest ważne w pracy grupowej (zwłaszcza, gdy członkowie zespołu pracują zdalnie).

Program do obiegu dokumentów oznacza większą kontrolę, a dzięki temu optymalizację kosztów (rzetelne rozliczanie czasu pracy, kosztów, obniżenia wydatków). Firma działa znacznie sprawniej, a dane, które przechowuje i przetwarza są lepiej chronione. Nie bez znaczenia są też aspekty wizerunkowe – Twoje przedsiębiorstwo jawi się jako nowoczesne i inwestujące w swój rozwój.