Pierwsze kroki w organizacji eventów biznesowych: zobacz jak je prawidłowo organizować!
Eventy firmowe to istotny element budowania pozycji rynkowej. Powinny mieć jasno określony cel, zaplanowane krok po kroku działania i określony budżet. Kluczowym elementem jest również reklama, a także logistyka. Poznaj te najważniejsze kroki już dzisiaj. Zapraszamy do lektury poniższego materiału.
Określenie celu organizowanego eventu
Kluczowe dla zaplanowania eventu firmowego jest określenie – na starcie – jego celu. A te mogą być różne. W zależności od tego, co chcemy osiągnąć – różne będą formy działania. Inaczej bowiem przygotujemy się do wydarzenia, które ma na celu promowanie naszej marki z uwzględnieniem określonych wartości jak np. przejrzystość, uczciwość, rodzinność, a inaczej wydarzenie, które ma na celu poinformować konsumentów o sprzedawanych towarach czy usługach. Warto na etapie planowania celu odpowiedzieć sobie więc na pytanie „po co?” chcemy zorganizować event oraz dlaczego to robimy. Dzięki temu będziemy mogli jeszcze skuteczniej dopasować do tego odpowiednie narzędzia.
Planowanie i budżetowanie
Gdy wiemy już jaki cel ma nasze wydarzenie, musimy stworzyć plan działania a więc rozpiskę jak krok po kroku chcemy by wydarzenie to wyglądało. Kluczowe dla właściwego ułożenia tzw. „Timeline” czyli ustalenie daty wydarzenia i jego przebiegu krok po kroku, a także wysokości budżetu jaki możemy przeznaczyć na jego organizację. To określi nam jakiego rodzaju narzędzi należy poszukiwać. Kluczowe jest rownież dopasowanie naszego eventu do obecnie obowiązujących trendów a także oczekiwań naszej grupy docelowej – określonej grupy konsumentów. Gdy wiemy już to wszystko, warto również na etapie planowania pomyśleć o partnerach i sponsorach eventu a więc firmach i osobach publicznych, które swoim wizerunkiem i budżetem mogłoby nas wesprzeć w planowanej inicjatywie.
Wybór i przygotowanie miejsca
Jednym z najważniejszych wyborów przed jakimi stajemy planując wydarzenie biznesowe jest miejsce. Powinno ono współgrać z charakterem naszej firmy i oddawać jej ducha. Takie miejsce powinno być nie tylko estetyczne i zadbane, ale również uwzględniać nasze potrzeby dotyczące logistyki i indywidualnych preferencji. Gdy planujemy wydarzenie z udziałem gości, warto zadbać o parking. Gdy chcemy by wydarzenie było ogólnodostępne – warto zdecydować się na wybór miejsca, do którego możliwe jest stosunkowo szybkie dotarcie komunikacją miejską. W końcu gdy zależy nam na wydarzeniu, o którym będzie głośno, warto również pokusić się o zaproszenie do udziału mediów i przygotować także dla nich strefę do pracy.
Lokalna promocja i reklama
To, co opisaliśmy powyżej nie może jednak dziać się w oderwaniu od promocji. Najczęściej firmy decydują się na promocję za pomocą reklam w lokalnych mediach. Dzięki temu są w stanie dotrzeć do swoich grup docelowych w tzw. okręgu, a więc miejscu w którym mają siedzibę bądź organizują wydarzenie. W tym celu nie wystarczy jednak wyłączny kontakt z mediami, ale należy rownież postawić na tzw. materiały reklamowe. Do najpopularniejszych obecnie form reklamy przed i w trakcie eventów biznesowych należą stojaki w formie x-banera. Takie banery są reklamą wielorazową i mogą być wykorzystywane nie tylko podczas wydarzeń własnych, ale rownież targów pracy czy wydarzeń branżowych. To doskonała reklama, której nie sposób przeoczyć.
Dodatkowe elementy, takie jak materiały plastikowe z nadrukiem oraz siatka mesh z nadrukiem reklamowym, są kolejnymi niezwykle ważnymi narzędziami promocji podczas eventów biznesowych.
Materiały plastikowe z nadrukiem, takie jak etui na karty identyfikacyjne, kubki, torby czy smycze, stanowią efektywne narzędzie marketingowe. Technologia druku na plastiku pozwala na tworzenie wysoce spersonalizowanych produktów, które mogą służyć nie tylko jako praktyczne narzędzia podczas wydarzeń, ale także jako pamiątki przypominające o firmie długo po zakończeniu eventu. Metoda druku na plastiku, takie jak druk cyfrowy czy offsetowy, umożliwia uzyskanie trwałych i wyraźnych nadruków, które przyciągają uwagę i zwiększają rozpoznawalność marki. Dzięki temu firmy mogą zapewnić sobie długotrwałą ekspozycję marki, przyciągając jednocześnie nowych klientów.
Siatka mesh z nadrukiem reklamowym to kolejne narzędzie, które firmy mogą wykorzystać do promowania swojej marki podczas wydarzeń biznesowych. Mesh jest materiałem o strukturze siateczkowej, co pozwala na nadruk zarówno grafik, jak i tekstów. Przez swoją strukturę mesh jest bardziej odporny na działanie silnego wiatru, co jest nieocenione podczas wydarzeń na otwartym powietrzu. Wykorzystując ten materiał, możemy stworzyć duże banery, które z pewnością przyciągną uwagę uczestników wydarzenia. Dzięki temu siatka mesh z nadrukiem reklamowym jest doskonałym sposobem na skuteczne promowanie firmy na dużą skalę.
Koordynacja i logistyka w dniu eventu
By wszystko co zaplanowaliśmy zadziałało tak, jak sobie wymarzyliśmy, konieczne jest zaplanowanie również koordynacji tych działań i właściwej logistyki w dniu wydarzenia. W tym celu polecamy przygotować sobie scenariusz, w którym krok po kroku rozpiszemy działania, a także wyznaczymy osoby za nie odpowiedzialne.
O tym pamiętaj organizując event biznesowy!
Zorganizowanie eventu firmowego wcale nie musi być trudne. Należy jedynie pamiętać o wykonaniu kilku istotnych kroków i odrobiny inwencji twórczej. Pamiętajmy, że kluczem do odpowiednio stargetowanego wydarzenia jest określenie jego celu, a następnie zaplanowanie konkretnych działań oraz obliczenie budżetu. Kluczowe jest również przygotowanie miejsca wydarzenia w taki sposób, by oddawało ono charakter naszego biznesu. Na dalszym etapie warto zadbać o dotarcie do rynku (czyli konsumentów i mediów, ale również konkurencji) z naszym zaproszeniem na wydarzenie, a także zadbanie o logistykę w dniu premiery. Dzięki temu każda firmowa impreza okaże się sukcesem! Powodzenia!
Udostępnij
Możliwość komentowania jest wyłączona.
