Dlaczego obsługa IT jest potrzebna, skoro moja firma… działa?

Ot, zacina się drukarka – więc szef prosi o wsparcie młodego pracownika. Po godzinach uczy się on programowania, więc wszyscy myślą, że sobie poradzi. Gdy komputer firmowy się zawiesi, ten pracownik przerywa biurowe zajęcia i spieszy ze wsparciem. Na przykład, zainstaluje aktualizację, uruchomi router i podłączy kabel HDMI do monitora. W trakcie prezentacji PowerPoint w sali konferencyjnej, będzie kręcił się w pobliżu. W mniejszych firmach, szczególnie na początku rozwoju, to rozwiązanie bywa stosowane. Pracownik nie ma wykształcenia technicznego, więc czasem czuje się przytłoczony – problemami z IT i skalą odpowiedzialności, która nie jest po jego stronie – gdyż jest np. handlowcem.

Co zrobi, gdy zepsuje się sprzęt, na którym STOI CAŁA FIRMA? Spróbuje go naprawić, z naciskiem na słowo… „spróbuje”. W toku swojej pracy odkrywam, że świat informatyki jest trochę podobny do świata biznesu: niespodziewany problem może pojawić się w każdej chwili. Gdzie szukać ratunku, gdy „zdolny” podwładny wyjedzie na urlop, awansuje lub… akurat rozłoży ręce (za co nie można go przecież winić)?

Co robi firma, jeśli oszczędza na outsourcingu IT?

Znam już scenariusz – po 28 latach doświadczeń w branży informatycznej. Pierwsze co zdecyduje szef w razie pilnej awarii, to poprosi pracownika o pomoc: „niech coś zrobi”. Gdy ten patent nie zadziała, poszuka freelancera lub znajomego, który doradził mu, co zrobić. Jeśli znajomy akurat ma czas, przyjedzie – po pracy, pojutrze lub nigdy.

A firma w tym czasie, stoi i traci…

Zanim freelancer zabierze się do prac, wysłucha narzekań lub… kłopotliwego milczenia. Wśród bezradnych pracowników firmy, zacznie szukać problemu w systemie, jednak ponieważ nie zna konfiguracji firmy, to najpierw będzie musiał się nauczyć, a dopiero potem – usiłował pomóc. A później… naprawi albo nie. Czy sprawdzi, w jakim stanie są serwery, hasła dostępu albo światłowody? Sporadycznie, bo zadziałał tak, jak został wezwany. Doraźnie. Pozostaje mieć nadzieję, że nie usunął danych w trakcie działania naprawczego. A co z wszystkimi danymi firmy, gdyby kliknął w złym miejscu?!

Jeden backup? To nie backup!

Firma bez backupu danych jest delikatna niczym dziecko. A jako położna z wykształcenia (tak, tak!) i prezes firmy Data Point – widzę tu analogię.

Bezpieczna kopia danych i procesów jest rzeczą nie do przecenienia. Tylko, że backup nie może znajdować się w tym samym miejscu, co dane bazowe. Niestety, w firmach bez stałego informatyka to się zdarza – częściej niż mogliby Państwo sądzić! Firma oszczędza, ryzykując WSZYSTKIM.

Outsourcing usług IT – dobre rozwiązanie dla firm

Podmioty, zatrudniające do 50 pracowników, nie zawsze mają informatyka, zatrudnionego na etacie. Jednocześnie, niemal każda z takich firm w Polsce korzysta z komputerów. Chyba już każda, prawda? Oczywiście, można czekać, aż sieć się zepsuje, wertując po specjalistach w książce telefonicznej (bo w tej sytuacji – nie przez internet, prawda?). Życie uczy jednak, że najlepiej radzą sobie ci, którzy (niczym Szwajcarzy) potrafią mądrze przewidywać. Reagować, zanim przydarzy się nieszczęście, przeciążony serwer odmówi współpracy, a ukochany laptop prezesa – zgaśnie.

Niespodziewanie i na wieki, razem z cennymi wynikami pracy!

Firma transportowa potrzebuje sprawnego IT przez 24/7 – do nawigowania, rozliczania pracy kierowców i precyzyjnego trackingu. Jeśli zawali, zamiast towarów otrzyma raczej… kary umowne. Jak widać, oszczędność na opiece IT może być bardzo kosztowna.

Dane wrażliwe – konieczna ochrona

Kancelarie prawne, podmioty medyczne czy uczelnie mają dostęp do danych wrażliwych. Działa tu ustawa RODO. Lepiej, żeby cenne informacje nie wyciekły do mediów, ani tym bardziej – do internetu. Outsourcing usług IT to gwarancja spokojnej pracy i wolność od alertów bezpieczeństwa, które budzą niepokój. Podobnie rzecz ma się w przypadku biur rachunkowych, które gromadzą mnóstwo danych, w tym – faktur, rozliczeń i JPK. Zagubienie tej dokumentacji, także w formie elektronicznej, destabilizuje pracę zarówno biura, jak i jego klientów – którzy muszą żmudnie odtwarzać dokumentację, by się rozliczyć. Po takiej wpadce technicznej, nie ma możliwości, żeby klient nie zatracił zaufania do księgowości. Dbamy więc, jako outsourcing IT, by dane były bezpieczne.

Wymiana sprzętu komputerowego – o czym pamiętać?

Im sprzęt nowszy, tym lepszy? Niekoniecznie, to infrastruktura techniczna ma się dopasować do firmy, nie odwrotnie. Z tego względu – szukanie po omacku może generować kłopoty. Liczy się bardziej RAM, procesor czy soft komputera? Można szukać informacji w internecie, lepiej jednak… zapytać specjalistę. Najlepiej takiego, który już zna naszą firmę, rozumie nasze potrzeby i dopasowuje sprzęt do umiejętności pracowników. Z innego sprzętu skorzysta placówka medyczna, z innego – przedszkole, a innego – 20 osobowa firma usługowa, zatrudniająca studentów.

A gdyby tak powiedzieć „dzwońcie do firmy IT, niech oni wszystko załatwiają”! A potem obserwować, jak wkrótce wszystko jest załatwione jak należy? Komputery działają, sieci są skonfigurowane, a cały sprzęt – przejrzany, sprawny i zaktualizowany. I to się sprawdza!

Nietechnicznym językiem o technicznych sprawach

Ping, CPU, error i alert. Mamy swoich inżynierów i techników, którzy rozumieją znaczenie tych słów. Jednocześnie, w relacjach z klientami B2B nie posługujemy się żargonem, używając prostego i czytelnego języka.

„Działa”? Dobrze, o to nam chodzi! Szczegóły możemy omówić, ale nie narzucamy się klientowi. Zapewniamy dostępność nawet 24h. Wszędzie tam, gdzie jest firma, gdzie jest potrzeba i są… komputery.

To od nich wszystko się zaczyna, prawda?

Lubię, kiedy firma, która się do nas zgłasza, dopiero planuje działalność i szykuje się do dobrego startu. W Data Point chętnie „ustawiamy” komputery i sieci od początku. Zgodnie ze sztuką, jak lubimy najbardziej – bo nie trzeba naprawiać cudzych błędów (!), W naszym portfolio mamy zarówno klientów abonamentowych, których stale obsługujemy, jak i usługę interwencyjną. Obsługujemy każdą branżę, bez wyjątków. Warto dodać, że budujemy świadomość informatyczną klienta – po przeprowadzeniu audytu wiemy, co jest do zrobienia na już, co w ciągu 8 tygodni, a co – może poczekać…

Dla nas to wygoda i bezpieczeństwo klienta jest naszym priorytetem, a jeden backup – to nie backup! Chcąc iść naprzód, lepiej o tym pamiętać!

Ewa Piekart

Właścicielka Data Point i CKZ.pl

(zdjęcie użyczone przez autorkę artykułu)