Czym jest onboarding?

Czym jest onboarding i jak go zorganizować w firmie? Badania pokazują, że 90% pracowników decyduje, czy zostanie w firmie w ciągu pierwszych sześciu miesięcy zatrudnienia. Aby pomóc nowym pracownikom w adaptacji, niezbędny jest onboarding. Oto wprowadzający przewodnik po onboardingu od ELMO Software, twórcy rozwiązań HR w chmurze. Instrukcje krok po kroku, które pomogą Ci przygotować się do przyjęcia nowego pracownika jeszcze przed jego pierwszym dniem w pracy.

CZYM ZATEM JEST ONBOARDING

Onboarding to działania firmy mające na celu adaptację pracownika w nowym miejscu pracy. Najprościej rzecz ujmując, onboarding to przygotowanie nowicjusza do wykonania jakiegokolwiek zadania. Jest to wprowadzenie do wszystkiego, co jest ważne dla pracownika: od obowiązków służbowych po kulturę firmy.

Onboarding pomaga uczynić doświadczenie onboardingu bezstresowym. Podczas onboardingu nowy pracownik jest stopniowo zapoznawany z produktami firmy, zespołem, regulaminem. Jeśli onboarding się powiedzie, pracownik zostanie w firmie na dłużej, a to oznacza, że nie trzeba będzie przeznaczać zasobów na znalezienie nowego pracownika.

Lista działań podczas onboardingu różni się w zależności od zespołu. Onboarding rozpoczyna się w momencie złożenia oferty pracy, trwa podczas indukcji i później. Może być wymagana w przypadku przejścia pracownika do innego zespołu w ramach tej samej firmy.

Wiele firm czyni onboarding formalnością, ale jest wiele sposobów, aby uczynić go interesującym i satysfakcjonującym. W tym materiale powiemy Ci, jak przeprowadzić skuteczny onboarding.

ONBOARDING PRZED PIERWSZYM DNIEM PRACY

Zanim nowy pracownik pojawi się w pracy, przygotuj wszystko na komfortowy start. Pamiętaj: większość ludzi chce wiedzieć przed pierwszym dniem w pracy, czego się od nich oczekuje w pracy. Niektórzy chcą ją zrozumieć, bo jest to dla nich ważne, by być skutecznym. Inni po prostu nie chcą wyglądać głupio, jeśli pojawią się w dżinsach i swetrze, gdy reszta pracowników jest w klasycznych garniturach.

Przygotuj wszystko do pracy. Włożyłeś wiele wysiłku i czasu w znalezienie odpowiedniego pracownika. Staraj się nie psuć sobie wrażenia o firmie. Jeśli są opóźnienia w przygotowaniu miejsca pracy w pierwszym dniu pracy, pracownik może odnieść wrażenie, że nie oczekuje się od niego produktywności.

Przygotuj się z wyprzedzeniem:

– biurko, krzesło, komputer, niezbędne kable;

– loginy i hasła;

– profile pracy w systemie korporacyjnym;

– narzędzia do śledzenia czasu pracy;

– specjalistyczne oprogramowanie do pracy;

– mundury i odznaki, jeśli je macie.

Teraz możesz mieć pewność, że Twój nowy pracownik ma wszystko, czego potrzebuje, aby rozpocząć pracę.

Ograniczenie formalności. Papierkowa robota to najnudniejsza i najbardziej zagmatwana część procesu zatrudniania. Proces może się przeciągnąć, jeśli nie masz odpowiednich danych.

Postaraj się mieć wszystko, czego potrzebujesz, gotowe przed pierwszą pracą. Na przykład:

– Umowa o pracę;

– NDA;

– dane bankowe.

Aby przyspieszyć formalności, akceptuj dane z karty bankowej i paszportu, TIN i inne informacje do umowy drogą elektroniczną.

Zaangażuj zespół onboardingowy. Onboardingiem pracowników powinien zajmować się nie tylko szef działu HR. Pracownicy powinni być również zaangażowani w onboarding. Jeśli nowicjusz nie ma dostępu do odpowiedniego zasobu, może łatwiej mu będzie skontaktować się z kolegą z pracy niż z działem HR.

Kierownik liniowy musi porozumieć się z nowym pracownikiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy, aby zrozumieć jego mocne i słabe strony. Wtedy już w pierwszych dniach pracy można stworzyć plan rozwoju specjalisty.

Można poprosić kluczowe osoby w firmie, liderów zespołów, kierowników projektów o skomponowanie wiadomości powitalnej dla nowo przybyłych w formie tekstowej lub wideo.

Kiedy zarówno menedżerowie HR, jak i członkowie zespołu uczestniczą w onboardingu, mogą dać sobie nawzajem znać, którzy pracownicy są zagrożeni. Dotyczy to tych, którzy mogą wkrótce odejść lub tych, którym brakuje kompetencji do pracy. Pozwoli to na usprawnienie procesu adaptacji.

Podziel się z nowo przybyłą osobą informacjami o firmie. Ludzie chcą pracować w organizacjach, które są zgodne z ich wartościami i przekonaniami. Opowiedz więc nowym pracownikom o swojej kulturze, wartościach, marce i stylu pracy. Ale nie przytłaczaj ich informacjami. Wyślij nowego pracownika:

– Wideo pozdrowienie od prezesa zarządu;

– Prezentacja na temat historii i wartości firmy;

– Prezentacja lub filmik o tym, kto jest kim w firmie;

– lista terminów i słów slangowych używanych w firmie;

– opis obrzędowości drużyny;

– harmonogram dnia pracy.

Możesz zaprosić nowicjusza do czatu z pracownikami firmy i mediów społecznościowych przed jego pierwszym dniem w pracy. W ten sposób może zawczasu zorientować się w stylu komunikacji zespołu.

ONBOARDING W PIERWSZYM DNIU PRACY

Nawet najbardziej utalentowana i otwarta osoba może obawiać się pierwszego dnia w nowej pracy, ponieważ czeka na nią nieznane. W tym dniu nowicjusze są przytłoczeni informacjami i muszą poznać swoich wielu nowych kolegów. Skup się więc na wzajemnym poznaniu i wytłumacz pracownikowi, jakie są rytuały w zespole.

Wyznacz mentora. Najlepiej, aby mentorem był kolega z zespołu, a nie bezpośredni przełożony. W ten sposób nowicjusz i mentor będą mieli większy komfort – będą na równi ze sobą. Nowicjusz może zadawać mentorowi pytania dotyczące biura, kultury, zespołu. Mentor może przedstawić nowicjuszowi wszystkich członków zespołu i oprowadzić go po biurze.

Opowiedz pracownikowi o kulturze firmy. Przed pierwszym dniem pracy podzieliłeś się informacjami o firmie. Teraz wyjaśnij jak to działa w praktyce. Niech wpływowi w firmie, lub przynajmniej zespoły, podzielą się swoimi poglądami na temat wartości. Pozwól im powiedzieć, jak te wartości wpływają na miejsce pracy.

Tylko 32% firm przekazuje swoje wartości kandydatom do pracy i nowym pracownikom, dlatego w wielu firmach nowi pracownicy są szybko zwalniani, a menedżerowie muszą szukać nowych.

Spraw, aby poznawanie zespołu i miejsca pracy było przyjemnym doświadczeniem. Zastanów się, co czyni Twój zespół wyjątkowym, co go wyróżnia. Powiedz o tym nowemu pracownikowi.

Zdecyduj, czy kierownik działu kadr, lider zespołu, czy mentor nowicjusza poprowadzi wycieczkę i przedstawi wszystkich.

Pracownikowi należy pokazać wszystkie ważne miejsca w biurze: gdzie jest kuchnia, ekspres do kawy i ciastka, gdzie można umyć ręce i wydrukować dokumenty.

Jeśli pracownik ma swoje miejsce pracy, podkreśl je czymś. Można na przykład zostawiać naklejki z przydatnymi wskazówkami. Jeśli firma działa w formacie hot desking, gdzie pracownicy mogą zająć dowolne wolne miejsce i zmienić je, przygotuj zabawny „zestaw podróżny” dla pracownika. Zestaw może zawierać zeszyt, notatnik, długopis i kubek lub słodycze.

Powiedz, jak stać się cenionym pracownikiem. Powiedz, jakie umiejętności są najbardziej cenione w firmie. Co trzeba wiedzieć i umieć zrobić, aby być wartościowym, niezależnie od specjalizacji? Niech nowy pracownik porozmawia o swoich mocnych i słabych stronach ze swoim przełożonym. Następnie nowicjuszowi pomoże się ułożyć plan rozwoju wiedzy i umiejętności.

ONBOARDING PO PIERWSZYM DNIU PRACY

Szybko do przodu trzy miesiące i rok. Czy nadal wspierasz nowego pracownika? Onboarding nie musi się kończyć na pierwszym dniu pracy.

Opracuj plan, jak sprawić, by nowa osoba zaczęła działać już od pierwszego dnia. Nowy pracownik może stać się skuteczny od pierwszego tygodnia pracy. Ustal wspólnie z menedżerem kroki do osiągnięcia celu, ale nie przeciążaj nowicjusza od początku seminariami o produktach firmy i ciężkimi zadaniami. Rozwijaj go stopniowo.

Ustal jasne OKR. Google i inne duże firmy stosują OKR-y. OKR-y pomagają wymyślić mierzalne cele i zaangażować w nie zespół. Dzięki OKR-om możesz wyjaśnić, jak praca nowego pracownika wpływa na cele zespołu, a on sam może podejmować bardziej świadome decyzje.

Wzmacnianie więzi społecznych w zespole i z interesariuszami. Większości ludzi zależy na relacjach w firmie. Mają one wpływ na to, jak długo pracownik pracuje. Dlatego zorganizuj dla nowicjusza jak najwięcej spotkań indywidualnych i grupowych z osobami, z którymi będzie musiał bezpośrednio współpracować.

Inspiruj. Pomyśl wstecz: czy kiedy byłeś nowym pracownikiem, zwracałeś się do kogoś po wsparcie, inspirację i radę? Kiedy lider zespołu i kierownik działu HR dzielą się swoimi doświadczeniami i szkolą, pokazuje to pracownikowi, że firma jest zainteresowana jego rozwojem.

Zarządzaj okresem próbnym. Często długość okresu próbnego jest pozostawiona do uznania lidera zespołu lub kierownika projektu. Aby uniknąć sprawdzania wiedzy i umiejętności nowego pracownika w zawirowaniach, lepiej ustalić okres próbny na trzy do sześciu miesięcy. W tym okresie należy regularnie sprawdzać, co pracownik robi, w czym jest dobry, a w czym nie.

Pogratuluj pracownikowi jubileuszu pracy i pierwszych sukcesów. Badania pokazują, że nawet 23% początkujących pracowników, którzy mieli złe doświadczenia z onboardingiem, opuszcza pracę w ciągu pierwszego roku. Pierwsza rocznica jest więc świetną okazją do refleksji nad osiągnięciami, planowania dalszego rozwoju i świętowania.

Zbierz informacje zwrotne. Musisz stale ulepszać swój proces rekrutacji i onboardingu. Przeprowadzaj regularne badania, aby sprawdzić, jak bardzo pracownicy są zadowoleni z pracy, zespołu i firmy. Analizuj informacje i szukaj tego, co można poprawić.

KLUCZEM JEST PIĘĆ PUNKTÓW

– Onboarding zaczyna się zanim jeszcze nowy pracownik pojawi się w pracy. Przygotuj wcześniej wszystkie niezbędne dokumenty i miejsce pracy, abyś pierwszego dnia pracy nie musiał robić wszystkiego w pośpiechu. Jednocześnie zachowasz dobre wrażenie o nowym pracowniku.

– Przygotuj wcześniej nowego pracownika do jego pierwszego dnia pracy. Dzięki temu będzie czuł się bardziej komfortowo. Wyślij mu prezentację o firmie, dodaj go do czatów zespołowych i mediów społecznościowych.

– Onboarding powinien obejmować HR, menedżera i członków zespołu: chodzi o to, by nowicjusz rozumiał, do kogo ma się zwrócić z pytaniami. Dobrze byłoby, gdybyś mógł przydzielić nowicjuszowi mentora, który wprowadzi go do zespołu i powie, gdzie można napić się herbaty i kogo poprosić o dokumenty.

– Opracuj wraz z kierownikiem plan, który pomoże nowemu pracownikowi w jak najszybszym wdrożeniu się do pracy. Nie przytłaczaj nowicjusza informacjami i zadaniami w pierwszym tygodniu.

– Onboarding nie kończy się na pierwszym dniu. Wspieranie pracownika przez cały okres jego zatrudnienia. Na przykład uczcić jego pierwszą rocznicę pracy w firmie. Wtedy pracownicy będą czuli się docenieni.

Autor: dr Tamara Matiukh jest doktorem filozofii, certyfikowanym ekspertem w zakresie HR i HRM. Pomaga polskim firmom efektywnie zatrudniać specjalistów z Ukrainy.